A megrendelés teljes formája - Megrendelés
A PO betűszó teljes formája a Megrendelés. Ez egy olyan dokumentum, amelyet a vevő beszerzési részlege készített és küldött az eladónak, megemlítve a beszerzésre szánt áruk vagy szolgáltatások leírásában, mennyiségében és árában. A beszerzési vagy beszerzési csoportok külső megrendelések megrendelésére használják.
A PO jellemzői
Általában a következő részletek tartalmazzák a megrendelést.
- Beszerzésre szánt mennyiség
- A termék vagy szolgáltatás leírása
- Adott márkanevek vagy termékkódok, ha szükséges
- Egységár
- A kívánt szállítási idővonal
- Szállítási hely a szállításhoz
- Számlázási cím
- Fizetési és szállítási feltételek
PO típusai
Négyféle megrendelés létezik, amelyeket általában használnak.
# 1 - Normál megrendelés
Akkor készül, amikor az összes fő vásárlási feltétel ismert a vásárlás megrendelésének időpontjában, például a mennyiség, az ár, a szállítási ütemezés és a fizetési feltételek. Mint ilyenek, akkor használják, ha bizonyosság van a sorrend és a kapcsolódó kifejezések tekintetében.
# 2 - Tervezett megrendelés
Akkor adják ki, amikor a megrendeléssel kapcsolatos részletek többsége ismert a vételi megrendelés elkészítésekor, de a pontos szállítási feltételek és ütemtervek nem ismertek. Tehát, amikor valaki megkapja ezt a PO-t, kötelezettséget vállalnak a szükséges mennyiségre és a fizetendő árra, de csak egy becsült szállítási ütemtervet említenek.
# 3 - Takaró megrendelés
Ilyen PO-t akkor készítenek, amikor az árra és a mennyiségre vonatkozó részletek szintén nem ismertek. Csak a szállítási feltételekkel együtt szereplő cikkek szerepelnek. A maximális mennyiséget azonban megemlítik a PO-n, és a vevő a megadott határokon belül vásárolhat. Emellett meg lehet említeni a becsült árkategóriát.
# 4 - Szerződéses megrendelés
Egy ilyen PO-ban a termék vagy szolgáltatás szintén ismeretlen. Megemlíthetjük azokat a feltételeket, amelyekről az eladóval kell megállapodni.
Hogyan működik a PO?
Amikor a vállalatnak követelménye van bármilyen áru vagy szolgáltatás beszerzésére, a vevő PO-t emel az eladó felé. A PO kézhezvételekor az eladó megerősíti a vevőt, hogy az említett megrendelést ki tudja-e vele teljesíteni vagy sem. Abban az esetben, ha az eladó úgy véli, hogy nem lehet teljesíteni a megrendelést, erről tájékoztatják, és a megrendelést törlik. Ha a megrendelést teljesíteni kívánják, akkor erről is intézkednek. A megrendelés befejezése után az eladó számlát állít fel a vevőnek, amelyben megemlíti a megfelelő PO számot, hogy ez megegyezzen a tényleges szállítással. A tényleges számla előállítását követően a fizetést a megbeszélt fizetési feltételek szerint kell végrehajtani.
Példa a PO formátumára
Az alábbiakban bemutatunk egy minta megrendelést.
Különbség a megrendelés és a számla között
A megrendelést áruk vagy szolgáltatások megrendelésére adják ki. Ugyanezt a vevő adja ki az eladónak. Ez tartalmazza a megrendelésre és annak kézbesítésére vonatkozó részleteket. A PO az adásvételi szerződés.
A számlát az eladó állítja ki a vevőnek, miután a szállítás befejeződött, és kéri a vevőt a végösszeg megfizetésére. A számla tartalmazza az árat és a fizetendő végösszeget, a fizetéshez kapcsolódó feltételeket és a vevő számára engedélyezett hitelidőszakot. A számlát az áruk vagy a szolgáltatások kézbesítésének befejezése után állítják ki. Ami a PO-t illeti, a számla megerősíti az adásvételi szerződést.
A PO jelentősége
A megrendelés nagyon hasznos dokumentum, amelyet megrendelés leadására használnak. Segít a követelmények egyértelmű tájékoztatásában az eladóval. Amikor a tényleges szállítás megtörténik, ugyanaz ellenőrizhető a vételi rendeléssel, hogy a kettő között eltérés legyen. Az eladónak és a vevőnek egyaránt kényelmes, ha a megrendelés részleteit a vételi megrendelés útján dokumentálja.
Előnyök
- A PO segít a vevőnek abban, hogy fizetés nélkül megrendelje a beszerezni kívánt árukat és szolgáltatásokat.
- Segít a megrendelések nyomon követésében és elkerüli a megrendelések párhuzamosságát.
- Fontos dokumentum, amely az ellenőrzési nyomvonal részét képezi.
- Az eladó számára hasznos információkat szerezni a vevő követelményeiről.
- A tényleges kézbesítést megvásárolhatja megrendeléssel, és bármilyen eltérés megkérdőjelezhető.
- A PO jogi dokumentumként szolgál, igazolva az áruk vagy szolgáltatások vásárlására vonatkozóan elfogadott feltételeket.
Hátrányok
- Még kisebb megrendelések esetén is elő kell írni a PO-t, és úgy tűnik, hogy felesleges papírmunka ilyen kis megrendelésekhez.
- A megrendelések generálása időigényes folyamat.
Következtetés
A megrendeléseket szinte minden vállalkozás felhasználja beszerzési folyamatának részeként. Ugyanez hasznos, ha világos a kommunikáció a megrendeléssel kapcsolatban.
