Mi az a nyilvántartás?
A nyilvántartás a könyvelés elsődleges szakasza, amely megmutatja nekünk, hogyan kell nyilvántartást vezetni a monetáris üzleti tranzakciókról, azzal a céllal, hogy állandóan nyomon kövessük az összes tranzakciót, ismerjük a helyes képet az eszközökről-kötelezettségekről, az eredményről és a veszteségről stb. a kiadások minimalizálása, valamint jogi és adózási szempontból fontos információk birtoklása
A nyilvántartási módszer lépései
- A tranzakciók azonosítása
- Felvétel a naplóba
- Az ügylet jellegének osztályozása
- Feladás a főkönyvbe
- Számlák kiegyenlítése
- Pénzügyi kimutatás készítése
- A pénzügyi kimutatások értelmezése
- Az érdekelt felek közlése
Nyilvántartási példák
1. példa
Az ABC limited egyéni vállalkozó, amely kis üzleteket folytat az atlantai piacon. Ruhákkal kereskedik, fő be- és kiáramlása a következő:
- Beáramlás: Az értékesítés az ügyféltől származik
- Kiáramlás: Anyagvásárlás szállítóktól és a kapcsolódó költségek kifizetése
Nyilvántartás céljából az ABC limited-nek napi pénztárakat kell vezetnie a kis készpénz és a banki egyenleg fenntartása érdekében. Az év végén el kell készíteniük a nyereség és veszteség klímaberendezést és a mérleget az év során a jövedelmezőség ellenőrzésére. Ez az üzleti tranzakciók nyilvántartásának egyik legegyszerűbb módja.
2. példa
- Az Amazon.com egy multinacionális vállalat, amely az egész világon működik és több millió embernek ad munkát. Naponta több millió tranzakciót hajtanak végre, és a Társaság érdekeinek fenntartása, az alapszabályok megfelelő betartásának biztosítása és az érdekeltek bizalmának fenntartása érdekében folyamatos könyvelést kell végezni.
- Külön csapatokat kell felállítani annak biztosítására, hogy a vállalkozás által végrehajtott minden monetáris tranzakciót minden eltérés nélkül rögzítsék a könyvekben. Az ilyen jellegű könyvelésnek biztosítania kell, hogy a tranzakciókat a helyben alkalmazható, általánosan elfogadott számviteli elvek és az alkalmazandó egyéb törvények szerint rögzítsék.
Ez az egyik legösszetettebb példa a vállalkozás nyilvántartásának vezetésére.
Mindkét példának megvannak a maga érdemei és hátrányai, de a maguk módján jól állnak.
A nyilvántartás előnyei
- Állandó és megbízható nyilvántartás - Ez segít az összes tranzakció állandó nyilvántartásának megőrzésében, ami elősegíti az adatok megbízhatóságának biztosítását.
- A számlák számtani pontossága - A tranzakciók folyamatos rögzítése segít azonosítani az esetlegesen előforduló számtani pontatlanságokat. Például a beszállítók túlfizetése vagy bármely tranzakció kétszeres fizetése.
- Üzleti tevékenység nettó eredménye - az adott időszakban megszerzett nyereséget adja a folyamatban lévő üzleti műveletek alapján.
- Pénzügyi helyzet megállapítása - Segít a vállalkozás pénzügyi helyzetének azonosításában.
- Díjak kiszámítása - Az összes fennálló kötelezettség és díj egy adott időpontban kiszámítható a megfelelő pénzügyi kimutatások alapján.
- Eszközök és hitelfelvételek ellenőrzése - Az eszközök és hitelfelvételek felett jobban ellenőrizhető; ez segít az alapok és a különböző üzleti pozíciók kezelésében.
- A nem és a tennivalók azonosítása - A pénzügyi kimutatások segítenek megtalálni azokat a dolgokat, amelyek rosszul mentek és amelyeket a jövőben orvosolni kell a jobb működés érdekében.
- Adózás - Erősen ajánlják és szükségesek az adóhatóságok számára. Értékelésük befejezéséhez az üzleti személyeknek megfelelő nyilvántartást kell vezetniük, amely segít meghatározni a rájuk vonatkozó adókötelezettséget
- Vezetői döntéshozatal - A menedzsment nagymértékben függ a pénzügyi nyilvántartástól, hogy megtervezze az üzleti műveleteket. Ezenkívül a középszint folyamatos beszámolására is szükségük van a pénzügyi szempontból elért haladásról. A szervezet által vezetett pénzügyek irányítják az összes stratégiai döntést
- Jogi követelmények - Az alapszabályoknak, a helyi GAAP-knak, az IFRS-eknek stb. Nagy követelménye van a megfelelő könyvelés vezetése, az üzlet átláthatóságának biztosítása érdekében.
A nyilvántartás hátrányai
- Hivatal - Nagy szervezetek számára az iratkezelés nagyon unalmas és folyamatos munka. Nehéz lesz számukra ugyanezt fenntartani
- Kézi és egyhangú - Ez nagyon kézi munka. Ugyanazon munkára van szükség, ahányszor a tranzakciót elvégzik. Ez rendkívül monoton munkává teszi.
- Szubjektívnek ellenőriznie kell az elemzés előtt - Különböző számviteli szempontok, például amortizáció, részvényértékelés stb., Feltételezéseket igényelnek, amelyek a könyvelést erősen szubjektívvé teszik. Az ilyen feltételezések életképességét ellenőrizni kell a pénzügyi kimutatások elemzése előtt
Korlátozások
- Csak monetáris tranzakciókat lehet rögzíteni - az üzleti életben mindkettő: a monetáris és a nem monetáris szempontok elengedhetetlenek. A nyilvántartásban azonban csak monetáris ügyletek fedezhetők le. A nem pénzbeli erényeket, például a képzett személyzetet, nem lehet a könyvelésbe bejegyezni.
- Az árszint változásainak hatásait nem vesszük figyelembe - az infláció folyamatos követelmény, amelyet figyelembe kell venni az eszközök nyilvántartása során; a számvitelben azonban az inflációt nem lehet figyelembe venni a tranzakciók nyilvántartása során.
- Történelmi alapú könyvelés - Az összes eszközt bekerülési értékként kell elszámolni. Ez nem segít meghatározni az eszköz jelenlegi értékét a piacon.
Fontos szempontok
Az iratkezelés módjának bármilyen módosítása csak akkor engedélyezhető, ha:
- Figyelembe kell venni a formával szembeni anyagot
- A jobb közzétételi követelmények érdekében
- Szükség van a számviteli standardokra
Következtetés
A nyilvántartás a pénzügyi tranzakciók nyilvántartásának és nyilvánosságra hozatalának művészete. Ez egy kis szakértelmet és taktikát igényel, amelyek nemcsak a szervezet imázsának megőrzésében segítenek, hanem a finanszírozás megszerzésében és az üzleti pályázatok licitálásában is. A tranzakciók pontosságának bizonyításához a nyilvántartás nagy lendületet ad, és segít fenntartani az etikus üzleti szervezet képét a piacon.
