A legördülő lista szerkesztése az Excelben
Mielőtt elkezdenénk a legördülő listákat szerkeszteni az excelben, ismernünk kell az alapjait annak, hogy mi is egy lista az excelben. A leegyszerűsített kifejezésekben az excel oszlop az excelben. Az oszlopokban azonban nincsenek legördülő menüink. Egyszerűen beírjuk az értékeket manuálisan, vagy beillesztjük az adatokat bármely más forrásból. De ha felméréseket készítünk, vagy bármely más felhasználótól kérünk adatok megadását, és konkrét opciókat szeretnénk megadni, akkor az Excel legördülő menüi jól jönnek.
Amint azt a fentiekben kifejtettük, az excel legördülő menüi segítenek a felhasználónak abban, hogy manuálisan adja meg az értékeket egy cellában, és válasszon néhány konkrét értéket. A felmérésekhez hasonlóan, ha kérdés merül fel egy személy nemére nézve, ha minden felhasználót arra kérünk, hogy adjon meg értékeket ehhez a kérdéshez, akkor az adatok nem lesznek rendben. Vannak, akik nagybetűket, mások kisbetűket írnak, vagy vannak, akik helyesírási hibákat követhetnek el. De ha a felhasználóknak két érték közül választhatunk, akár férfi, akár nő, adataink pontosan a kívánt sorrendben lennének. Ez legördülő listák létrehozásával történik az excelben.
A legördülő listák szerkesztésének különféle módjai vannak az excelben; ők:
- A legördülő értékek kézi megadása és az adatok ellenőrzése.
- Legördülő tartományok megadása és az adatok ellenőrzése.
- Tábla létrehozása és az adatok érvényesítése.
Az Adatellenőrzés az Adateszközök szakasz Adat lapjának egyik lehetősége.
Hogyan lehet szerkeszteni a legördülő listát az Excelben?
Három módszer ismerteti a legördülő lista szerkesztését az excelben:
Tanuljunk meg legördülő listákat készíteni néhány példával, és megtanuljuk az Excel összes legördülő listájának szerkesztési folyamatát.
1. példa - A legördülő értékek kézi megadása és az adatok ellenőrzése.
A lépéshez készen kell állnunk a legördülő értékek beírására. Tegyük fel, hogy szeretnénk, ha a Cipőmárka megadásához szükséges értékek közül választhatnánk. Most ki kell választanunk egy cellát, ahová be akarjuk illeszteni a legördülő menüt.
- A B2 cellában megadjuk a legördülő listánkat.
- Az Adatok lap Adateszközök részében kattintson az Adatellenőrzés elemre.
- Kattintson ismét az Adatellenőrzés elemre az Excelben, és megjelenik egy párbeszédpanel,
- A Beállítások Engedélyezés listájában válassza a Listák lehetőséget.
- A forrás részben írja be kézzel a legördülő lehetőségek értékeit.
- Amikor az OK gombra kattintunk, létrejön a legördülő menü.
A fenti módszer a legegyszerűbb módszer az excel legördülő listájának elkészítésére és szerkesztésére, de ha több értéket kell megadnunk a cipőválasztáshoz, akkor az egész folyamatot újra kell készítenünk.
2. példa - A legördülő tartományok megadása és az adatok ellenőrzése.
Például: tanár vagyok, és választ akarok a hallgatóimtól, függetlenül attól, hogy befejezték-e projektjeiket, vagy sem. A felméréshez csak három lehetőséget szeretnék megadni: Befejezett, Függőben, Nem Elkezdve.
Igen, használhatom a fenti folyamatot, de a felhasználó megváltoztathatja, mivel az adatellenőrzés fülre léphet és megváltoztathatja az értékeket. Ebben a folyamatban kiválasztunk egy értéktartományt, és elrejtjük az oszlopokat, hogy a másik felhasználó ne tudja szerkeszteni az érvényesítést vagy a legördülő menüt.
- Egy listában vagy oszlopban másolja a legördülő menü értékeit, vagy írja le őket.
- Abban a cellában, ahová be akarjuk adni az érvényesítést, kiválasztjuk a cellát, azaz a B2 cellát
- Az Adatlap szakasz Adateszközök szakaszában kattintson az Adatellenőrzés elemre.
- Kattintson ismét az Adatellenőrzés elemre; megjelenik egy varázsló mező.
- A beállításokban az Engedélyezés alatt kattintson a Listák elemre.
- A Forrás lapon válassza ki a legördülő lista adattartományát.
- Amikor rákattintunk az ok gombra, a B2 cellában van egy legördülő menü.
- Másolja az érvényesítést az összes cellába (a B6 celláig). Most legördítenünk kell a kívánt cellák listáját.
Még akkor is, ha elrejtjük a legördülő menü forrását képező cellatartományunkat, egyetlen felhasználó sem szerkesztheti az érvényesítést. A fenti folyamatnak ugyanaz a hátránya, mint az első példának, mert ha be kell illesztenem a Half Completed másik opcióját, akkor újra meg kell újból megismételnem a folyamatot. Be kell illesztenem az új opciót a forrásba, és be kell írnom egy új érvényesítést.
3. példa - Adattábla létrehozása és adatellenőrzés használata.
Ebben a módszerben létrehozunk egy adattáblát és az adatok érvényesítését használjuk, mint korábban. De a módszer alkalmazásának előnyeit a későbbiekben ismertetjük. Tegyük fel, hogy van egy éttermem, és van néhány étel, amelyet az ügyfelek számára választhatok. Az adatokat egy oszlopba illesztettem be az alábbiak szerint.
- Első lépésként hozzon létre egy táblázatot, válassza ki az adatokat, majd a Beszúrás lapon kattintson a Táblák elemre.
- A következő ablak megnyílik, és amikor az OK gombra kattintunk, létrehoztuk a táblázatunkat az A oszlopban.
- Nevezzük ezt a táblázatot „Étterem” néven. A bal sarokban láthatjuk, hogy van lehetőség a táblázat átnevezésére.
- Nevezze át az asztalt étterembe.
- Most válassza ki azt a cellát, ahová be akarjuk illeszteni a legördülő listát.
- Az Adatok lapon kattintson az Adatellenőrzés elemre.
- Az Engedélyezés lapon válassza a Listák lehetőséget.
- Most a Forrás mezőbe írja be a következőt:
- Az OK gombra kattintva láthatjuk, hogy a legördülő menü beillesztésre került az adatokba.
- Most, ha van még egy menü hozzá, tegyük fel, hogy Levesek.
- Láthatjuk, hogy a menü fül új bejegyzése a legördülő menüben is megjelenik.
A fenti folyamat megoldotta a problémánkat, amikor új bejegyzést kell létrehozni, és a legördülő listákat újra el kell végezni.
A legördülő lista szerkesztése az Excelben magyarázata
A fentiekben már kifejtettem, miért van szükségünk legördülő listákra az adatainkban. Segít a felhasználónak abban, hogy manuálisan adja meg az értékeket egy cellába néhány konkrét értékkel, amelyek közül választhat.
Míg arra kérjük a felhasználókat, hogy válasszanak néhány konkrét opciót az excel legördülő menüi közül, a legördülő listák készítése és szerkesztése jól jön, mivel a felhasználó hibás értékeket adhat meg, ami akadályozza az adatokat.
Emlékezetes dolgok az Excel legördülő lista szerkesztésekor
- Ha manuálisan adunk meg legördülő értékeket, vagy tartományokat állítunk be, akkor minden újabb bejegyzést új legördülő listával kell beszúrni.
- A táblázatokba beilleszthetünk egy új bejegyzést, amely a legördülő menüben frissül.
- A legördülő lista megtekintéséhez vagy szerkesztéséhez kattintson a cellára.
