Vezetési ellenőrzés meghatározása
A menedzsment audit azt jelenti, hogy „a vezetés ellenőrzése”, ahol különféle eszközöket használnak a menedzsment teljesítményének és előrehaladásának felmérésére a legjobb döntéshozatali folyamat felé. A hangsúly itt a vezetés „döntéshozatalának minősége” helyett a működési szempontokra összpontosít.
A vezetői ellenőrzés céljai
# 1 - Megfelelő stratégiák kialakítása
A csapatnak biztosítania kell a menedzsment képességét, hogy megfelelő stratégiákkal rendelkezik-e a szükséges információk megszerzéséhez a jobb döntéshozatal érdekében, a csapat megint azt is biztosítja, hogy az összegyűjtött adatok elegendőek-e a szervezet célkitűzéseinek eléréséhez gond nélkül. Általában a stratégiák a kulcsok bármilyen létesítmény céljainak eléréséhez.
# 2 - A szükséges belső ellenőrzés megvalósítása
Az ellenőrzési csoportnak ellenőriznie kell a szervezet belső ellenőrzésének hatékonyságát a vezetés hiányosságainak leküzdése érdekében. Ha a megvalósított belső kontrollok nem elég hatékonyak, az felesleges problémákhoz vezet a folyamatban.
Példa: Egy vállalat költségtérítési politikájában először egy könyvelő ellenőrzi a dokumentumokat, majd a vezető könyvelő ugyanazokat a dokumentumokat ellenőrzi. Végül a pénztáros fizeti a készpénzt, ami biztosítja a tranzakció háromszoros ellenőrzését. Itt a belső ellenőrzés olyan erős, hogy elkerüli a készpénz manipulálását.
# 3 - Pontos jelentéskészítés
- A vezetői ellenőrzési csoportnak meg kell erősítenie, hogy a vezetőség megfelelő ellenőrzést hajtott-e végre a jelentések időben történő elkészítéséhez és benyújtásához.
- A jelentések létrehozását a hibák azonosításának alapvető eszközeként fogják felhasználni. Néha visszaélésként is szolgál, hogy ellenőrizze a folyamat során előforduló nagyobb hibákat.
- Általában az ellenőrzés jelentéseinek rendszeresen javítaniuk kell a fejlesztés irányításának hatékonyságát.
Vezetési audit terv és végrehajtás
Az alábbiakban bemutatjuk a tervezés és a kivitelezés lépéseit -
# 1 - Megfelelő személyzet kinevezése
Az ellenőrzés során megfelelő személyt kell kinevezni a terv végrehajtására vezetői ellenőrzés keretében. Megfelelő abban az értelemben, hogy szakmailag képzettnek, hozzáértőnek és tapasztaltnak kell lennie ahhoz, hogy az ellenőrzési tervet kétértelműségek nélkül hajtsa végre.
# 2 - Ellenőrzési program kidolgozása
- A szükséges dokumentumok összegyűjtése
- A politikák és eljárások értékelése
- A stratégia figyelemmel kísérése
- Könyvek és egyéb igazoló dokumentumok ellenőrzése
- Vizsgáljon a rendelkezésre álló információkkal
- Érdeklődés a személyzettel / csapattal
- A belső ellenőrzés megfigyelése
- A tranzakciók és azok eredményeinek tesztellenőrzése
- Tudományos módszer értékelése és felülvizsgálata (ha szükséges)
- A jelentések elkészítése megoldásokkal
# 3 - Képzési program
Az ellenőrzés elvégzése előtt megfelelő képzést kell biztosítani a csapatnak.
Példa: Az építőipar menedzsmentellenőrzése meghatározott típusú értékelési készségeket és technikákat igényelt, amelyeket a végrehajtás előtt biztosítani kell.
# 4 - Időgond
Az ellenőrzési program minden tervét megfelelő idővonalon kell végrehajtani, hogy a program pontos eredményeket kapjon.
Példa: A gyártási folyamat megfigyelése a normális és rendellenes pazarlás azonosítását eredményezheti, amelyet a folyamat során kell végrehajtani.
# 5 - Az ellenőrzés gyakorisága
Gyakran kell auditot végezni a döntéshozatali folyamat során előforduló hibák kiküszöbölése érdekében.
A gyakoriságról az üzleti tevékenység jellege alapján dönthetünk, és azt is figyelembe kell venni az üzlet és a tranzakciók megértésének időtartamával
# 6 - Jelentések a megoldásokkal
- Az ellenőrzési jelentés általában azokból a hibákból áll, amelyek megszakítják a vezetést a megfelelő döntéshozatalhoz.
- A csoportnak meg kell adnia megállapításait, valamint a problémák megoldásához szükséges megoldásokat.
- Minden jelentésnek részletesen elemeznie kell a jövőbeni következményeit.
Példa
Az M / s ICI információs technológiai szolgáltatások nagy gondokkal szembesülnek a projektek időben történő befejezésével, és hatalmas veszteségeket szenvedtek el a vezetői döntések és a kapcsolódó folyamatok késése miatt. Nemrégiben könyvvizsgálót neveztek ki az irányítás és döntéshozatali folyamatuk ellenőrzésére.
Az ellenőrzés alapján a következő megállapítások találhatók:
- Nincs megfelelő belső ellenőrzés a menedzsmentben a projektek időben történő befejezéséhez;
- Nincs megfelelő kommunikáció az ügyfelekkel a projektek időben történő befejezéséhez;
- Nincs koordináció a vezetés és a csapatok között a projektek befejezéséhez.
- Nincs megfelelő jelentéskészítő szoftver a belső ellenőrzéshez;
A fenti megállapításokat tisztázni kell, hogy a jövőben jó visszajelzéseket kapjunk.
Előnyök
- Megfelelő stratégia előkészítés és kialakítás a célok elérése érdekében.
- A belső kontrollok megfelelő elhelyezése a hatékony döntéshozatal érdekében;
- Improvizáció a vezetői döntéshozatali folyamatban;
- A vezetés hiányosságainak leküzdése.
- Megfelelő emberi erőforrások telepítése.
- A hibák kijavítása a legkevesebb költséggel vagy kevesebb kárral;
- Kerülje az erőforrások, például a férfiak, az anyagok, a pénz és a gépek rendellenes pazarlását.
- Időben, késedelem nélkül.
A vezetési ellenőrzés lefolytatásának nehézségei
- Beruházások és technológiák hiánya - Általánosságban a javaslatok nagy befektetéseket vonhatnak maguk után a 4M erőforrásokból, mint például a Men, Machinery, Material vagy Money, amelyek a szervezet nagy részének kérdései lesznek. Előfordulhat, hogy a klasszikus folyamat megváltoztatásához technológiai frissítés szükséges. Ennek ellenére a szervezet vezetésének vagy személyzetének gondjai lehetnek az új vagy szükséges frissítések elvégzésével.
- A változás menedzsmentjének hiánya - A szervezet vezetésének sok okból adódóan nehézségekbe ütközhet a klasszikus folyamatról a legújabbra történő áttérés.
- A személyzeti magatartás néha problémát jelent az ellenőrzési terv végrehajtása során, mert ellenállhatnak a tényleges információk megadásának az ellenőrzéshez a megbeszélések, interjúk vagy kérdések során. Úgy érzik, hogy hibáik kiderülnek az ellenőrzési folyamat során, ha minden szükséges részletet megadnak az ellenőrzéshez.
- Foglalkozás a felső vezetéssel - Bizonyos helyzetekben is kérdés, amikor a felső vezetés ellenzi az ellenőrzési folyamatot.
Következtetés
Az ellenőrzési jelentés megállapításainak és ajánlásainak jobb eredményeket kell hozniuk a szervezet számára, ugyanúgy, hogy a megállapításokat is jobb értelemben kell jelenteni, aminek el kell kerülnie a vezetés további konfliktusait. A megállapítások ajánlásai az ellenőrzési csoport és a felső vezetés közötti kölcsönös megegyezéssel hajthatók végre a létrehozás sikere érdekében.
Végül az ellenőrzés sikere a részvételen alapuló és barátságos megközelítésen fog alapulni, nem pedig csak a személyzet vagy a vezetőség hibáinak zaklatására összpontosítani.
