Számviteli osztály meghatározása
A számviteli osztály a cég részlegére utal, amely a pénzügyi kimutatások elkészítését, a főkönyvi karbantartást, a számlák kifizetését, az ügyfélszámlák elkészítését, a bérszámfejtést stb. Más szavakkal, ők felelnek a vállalkozás általános gazdasági frontjának irányításáért. Lehetetlen, hogy bármely vállalkozás, legyen az otthonon kívül működő kisvállalkozás vagy multinacionális nagyvállalat, túl sokáig működjön bármilyen számviteli osztály nélkül.
A Számviteli Osztály funkciói
- Minden üzleti tranzakció pontos és átfogó, szisztematikus módon történő karbantartása és nyilvántartása úgy, hogy bármikor lehívható és felülvizsgálható legyen.
- Megfelelő belső ellenőrzések fenntartása a szervezeten belül annak értékes erőforrásainak megőrzése érdekében.
- Alapot nyújtani a teljesítményértékeléshez és elszámoltathatóságot teremteni az egész szervezetben.
- A vállalat költségeinek nyomon követése és a meglévő műveletek módosítása a működési költségek csökkentése céljából.
- A felső vezetés támogatása a döntéshozatali folyamatban a pénzügyi adatok megfelelő bemutatásával.
- Tervezni az üzleti igények előrejelzése és az erőforrások várható rendelkezésre állása alapján.
Szerepek és felelősségek
- Az egyik elsődleges feladat az összes pénzügyi adat megfelelő összegyűjtése, majd a pénzügyi kimutatások / jelentések elkészítése. Ezeket a jelentéseket a költségvetések, előrejelzések és más döntéshozatali jelentések elkészítéséhez használják. Ezenkívül ezeket a jelentéseket kommunikációra is használják a hitelezőkkel, a befektetőkkel és más érdekelt felekkel.
- Egészséges kapcsolat fenntartása az eladóval azáltal, hogy időben fizetnek. Ugyanakkor meg kell keresniük a megtakarítás lehetőségeit azáltal, hogy kedvezményeket / ösztönzőket vesznek igénybe az időben történő vagy előleges fizetés miatt. Ugyanakkor a könyvelési osztálynak biztosítania kell azt is, hogy a minimális pénzösszeg kifizetésre kerüljön, késedelmi díjak nélkül.
- Kövesse nyomon a vevőköveteléseket és a fennálló számlákat, valamint tanácsokat adjon esetleges beszedési műveletekre. A könyvelési osztálynak biztosítania kell, hogy az ügyfelek időben kifizessék a számlákat, és szívélyes / baráti kapcsolatot ápolnak velük.
- Kizárólag a bérszámfejtésért felel. Biztosítaniuk kell, hogy minden alkalmazott időben és pontosan fizessen. Ezenkívül az osztálynak gondoskodnia kell arról is, hogy a munkavállalói adókat pontosan megállapítsák, és a kifizetéseket időben teljesítsék az állami és szövetségi hatóságok felé.
- Fenn kell tartaniuk a pénzügyi ellenőrzéseket az egyeztetések és az alkalmazandó számviteli standardok, például az Egyesült Államok GAAP-jának betartása révén. Mindezeket a gyakorlatokat a csalások és lopások megelőzése érdekében alkalmazzák. Pénzügyi ellenőrként az osztálynak lazaság nélkül kell biztosítania az eljárások megfelelő karbantartását.
Számviteli osztály felépítése
A legtöbb vállalat könyvelési osztályánál egynél több alkalmazott van, ezért a vezetés ésszerűsítése érdekében szervezeti felépítést kell kialakítaniuk. Általánosságban a pénzügyi vezérigazgató (CFO), a pénzügyi kontroller, a menedzserek és a könyvelők alkotják. A felépítés a következő:
- A pénzügyi igazgató a részleg tetején áll, és közvetlenül beszámol a vállalkozás tulajdonosának vagy az üzemeltetési vezérigazgatónak.
- A pénzügyi kontroller beszámol a CFO-nak, és konkrétabb feladatai vannak az osztályon belül.
- A pénzügyi kontrollernek általában van egy vezetői csoportja - bérszámfejtő, követeléskezelő és tartozáskezelő.
- Minden osztályvezetőnek általában van egy könyvelői csapata.
A Számviteli Osztály értéke
A könyvelési osztály létfontosságú szerepet játszik a vállalkozás működtetésében, mivel segít nyomon követni mind a bevételeket (pénz be), mind a kiadásokat (pénz ki), miközben biztosítja az összes törvényi előírás betartását. Ezenkívül kvantitatív pénzügyi információkat is szolgáltat a menedzsment, a hitelezők, a befektetők és más érdekelt felek számára, akik ezeket tájékozott üzleti döntések meghozatalához használják fel.
A Számviteli Főosztály főbb pozíciói
A következő néhány kulcsfontosságú pozíció:
- Pénzügyi vezérigazgató (CFO): A pénzügyi vezetők általában a nagyvállalatok pénzügyi osztályának élén állnak. Feladataik a vállalkozás pénzügyi állapotának felügyeletéért és a teljes pénzügyi osztály irányításáért, amely magában foglalja a pénzügyi tervezést és jelentéstételt, a rövid és hosszú távú üzleti stratégiát, az auditálást, a belső kockázatkezelést stb. Segítenek a felső vezetésnek a pénzügyi következmények megértésében is különböző folyamatban lévő tevékenységek - a szervezeten belül és kívül.
- Pénzügyi kontroller: A pénzügyi kontrollerek a CXO-k mellett működnek, és felelősek a pénzügyi könyvelésért, valamint a projektmenedzsmentről, a költségvetésről és egyebekről szóló jelentések elkészítéséért. Legfőbb hangsúlyuk azonban az azonnali pénzügyi kérdések kezelésére irányul.
- Pénzügyminiszter: A kincstári vezetők segítenek a különböző kincstári politikák megfogalmazásában és kidolgozásában, amelyek magukban foglalják a legjobb befektetési lehetőségek azonosítását, a hitelkeretek optimalizált felhasználását, a finanszírozási költségek csökkentését stb.
- Számviteli vezető / fő könyvelő / számvitel-felügyelő : Ezek a vezetők felelősek az összes pénzügyi tranzakció fenntartásáért és beszámolásáért. Megállapítják és betartatják az ellenőrzési politika és a törvényi előírások alapján a számviteli elveket is.
- Könyvelő: A könyvelők létfontosságú szerepet töltenek be egy könyvelési osztályban, mivel részt vesznek az összes pénzügyi információ mérésében és értelmezésében.
