A GRN teljes formája - Áru átvétele
A GRN teljes formája az áruk átvétele. A GRN arra az üzleti dokumentumra utal, amelyet az ügyfél az áru eladótól történő átvételének időpontjában tölt ki, hogy megerősítse az összes áru átvételét az érintett felek megállapodása alapján, és ezt gyakran összehasonlítják a vételi rendeléssel (PO ), mielőtt kifizetést adna ki az áruk eladójának.
A GRN jellemzői
A gyártásban és más típusú szervezeteknél, ahol a szervezési folyamat magában foglalja az áruk egyik helyről a másikra történő szállítását vagy a külső piacról a raktárba történő szállítását, az árukivételi jegyzék nagyon fontos szerepet játszik. Előfordul, hogy a feldolgozási idő lassú lehet, mint a szokásos, ami az áruátvételi jegyzékből követhető nyomon.
Az áruátvételi bizonylat egyik fontos jellemzője, hogy amikor az árut az üzletbe szállítják, az üzletvezető ezt a dokumentumot bizonyítja, hogy az áruk megfelelnek-e a szükséges mennyiségnek, függetlenül attól, hogy a szükséges mennyiség a jegyzetben szerepel-e. valóban megkapja vagy sem. Ezért az áruk átvételéről szóló bizonylat is bizonyítékká válik, és az ellenőrzési nyomokká válik.
Mit kell szerepeltetni az átvett árukról szóló jegyzetben?
Általában a szervezetben az áruátvételi bizonylat előzetes kinyomtatása az üzlet részlegénél történik. Ezért a vezetésnek megfelelően ki kell képeznie őket arra vonatkozóan, hogy mit kell feltüntetni az áruátvételi jegyzékben. Az alábbi lista a GRN-be felveendő fontos dolgokról készült:
- A GRN tetején az áru beszállítójának neve látható.
- Ezt követi a kiállítás dátuma és időpontja, valamint az áruház részlegének áruinak átvételének dátuma és ideje.
- Annak a helynek a pontos címe, ahol az árut szállítani kell, és ahol az árut el kell szállítani, a megfelelő PIN kóddal együtt.
- A szállítandó áruk leírása és az egyes termékfajták mennyisége, az áruk és az áruk.
- A GRN végét a szállító és az üzletvezető, valamint az árut fogadó hivatalnok meghatalmazott személyének aláírása és neve írja le.
A GRN folyamata
A következő a GRN folyamata:
- A számla és a kihívás átvétele, valamint az áruk kirakása az üzletekbe.
- A beérkezett áruk számának fizikai ellenőrzése az áruk leírásával együtt.
- Ha az áruk vitatottak vagy rövid mennyiségűek, a szállítóhoz fordulnak, és kérik a hiány hiányát.
- A mennyiség ellenőrzése után elvégzik a minőségi tesztet.
- A challan nyugtázza és elküldi azt a szállítónak.
- A fenti lépés után a fogadó részleg 5 példányban elkészíti a GRN-t. Eredeti számukra, a fennmaradó rész pedig a vásárlási osztálynak, a számlák osztályának, egy az üzletvezetőnek, egy pedig a vásárlási igényt előterjesztőnek.
- Ennek alapján bejegyzések történnek az üzletek főkönyveihez.
Fontosság
- Bármely számviteli részleg számára az áruátvételi jegyzék létfontosságú dokumentum, mivel a könyvelés objektivitásának elvét szolgálja. A könyvelés minden bejegyzését kötelezően igazolni kell az okirati formában.
- Továbbá, mielőtt bármilyen terméket fizetne az eladónak, az árukat a GRN-rel ellenőrizzük. Ezenkívül egy szervezetben a hibák és csalások valószínűségének csökkentése érdekében egy másiknak ellenőriznie kell egy személy munkáját, és egy személy nem vesz részt több, mint 1 folyamatos folyamatban. Ezért a GRN miatt a szervezési munkát különböző emberek ellenőrzik.
- Mivel az áruk tényleges fizikai mennyiségét az áruátvételi bizonylattal ellenőrzik, a fizetés csak a ténylegesen átvett termékek után történik. Ezért elkerülhető a jogellenes fizetés.
- Ez a dokumentum fontos szerepet tölt be a szállítóban is. A szállító a GRN segítségével bizonyíthatja, hogy az árukat a végükről küldték el, mivel a GRN hivatalos jogi dokumentum, és a bíróságon bizonyítékként elfogadható.
Átvett áru vs áru feladó jegyzet
Az alábbiak a különbségek a beérkezett árukról és az áruk feladásáról:
- A szállító diszpécser osztálya emeli az áruk feladását (GDN), míg a vevő átvevő részlege elkészíti az átvett árut.
- Emelt GDN nélkül a szállító könyvelési részlege nem tudja kiállítani a számlát, míg GRN nélkül a vevő részlege nem tud fizetni vagy bejegyezni a könyveket.
Előnyök
A jegyzetben kapott áruk előnyei a következők:
- Bizonyítékként szolgál az auditorok számára, és ezért szerepel az ellenőrzési nyomvonal eljárásaiban.
- A GRN a tényleges beérkezett mennyiséget mutatja, és így a szállítóknak fizetett magasabb összeg elvesztése kimutatható.
- Szállítási bizonyíték. Ez egy jogilag érvényesíthető dokumentum, amelyet a bíróságon lehet benyújtani.
- A logisztikai csapat személyzete elszámoltathatóvá válik hibák vagy csalások esetén, mivel a mennyiségnek mindig meg kell egyeznie a GRN mennyiségével. Felelősségtudat és éberség jön létre a csapatban.
- A nagyobb cégek pénzügyi osztályai összehasonlítási célokra használhatják ezt a dokumentumot arról, hogy mennyi árucikket rendelnek, és mennyit kaptak meg és mennyit vettek be a könyvbe.
Következtetés
A GRN az a rövidítés, amelyet a jegyzethez kapott áruk esetében használnak. Ahogy a neve is mutatja, az áruk egy feljegyzést kaptak arról, hogy a vevő vagy a vevő az eladótól megkapta az áru átvételének megerősítését, amelyet a vevő az áru tényleges átvételekor tölt be. Ez egy hivatalos jogi dokumentum, és bírósági bizonyítékként elfogadható.
