Excel munkabontási struktúra
Az Excel munkabontási struktúrája (WBS) a különböző feladatok és projekt tevékenységek sorrendjének, az erőforrások ütemezésének vizuális ábrázolására szolgál a projekttervezés során. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy a projektet könnyebben kezelhető részekre osszuk vagy osszuk szét, úgy, hogy a projekt feladatait olyan események hierarchiájába soroljuk, amelyek további feladatsorokra oszlanak, amelyek teljesítéséhez semmilyen más feladat nem függ. Ezenkívül az egyes feladatok elvégzéséhez megfelelő eszközök, költségek, anyagok, munkaerő és időtartam kiosztására szolgál.
Hogyan hozzunk létre egy munkabontási struktúrát az Excelben?
1. példa
Az Excel munkabontási sablonjaihoz sablonok állnak rendelkezésre. Ezekkel a sablonokkal kétféle munkabontási struktúrát hozhatunk létre:
Fa szerkezete
Ez a szerkezet a következőképpen néz ki:
Táblázatos nézet
Ez az alábbiak szerint néz ki:
1. lépés: Bemenetek összegyűjtése
A WBS létrehozása előtt több bemenetre van szükség. A WBS bemenetei a következőkből állnak:
- A projekt hatóköréről szóló nyilatkozat: Ez a projekt feladatainak és eredményeinek részletes leírása
- Követelmények kimutatása: Ez a leírt eredmény részletes leírása
- Szervezeti folyamat eszközei: Ez magában foglalja a házirendeket, irányelveket, sablonokat, eljárásokat, a szervezet terveit
- Project Scope Management Plan: Ez egy olyan dokumentum, amely segít megérteni, hogyan lehet kezelni a projekt hatókörében bekövetkezett változásokat
2. lépés: Csapat és érdekeltek összegyűjtése
Ez a lépés magában foglalja annak azonosítását, hogy ki segíthet a WBS létrehozásában. Együttműködést igényel a csapat tagjaival. Például a csapattagok segíthetnek felírni a projekt befejezéséhez szükséges összes feladatot.
3. lépés: A WBS reprezentációjának és megközelítésének meghatározása
Az ábrázolás lehet táblázatos nézet vagy fa szerkezet, a fentiek szerint. Például egy adott projekt esetében a WBS két nézete a következő:
4. lépés: A fő eredmények és szintek meghatározása
Ez magában foglalja a fő teljesítések további összetevőkre és szintekre bontását. A WBS-nek három szintje van. Az első a teljes projekt, a második tartalmazza a projekt teljesítéséhez szükséges összes teljesítést, a harmadik pedig a teljes részek felosztását vagy lebontását kisebb részekre, például munkacsomagokra. A munkacsomagokhoz tartozik egy szabály, vagyis nem szabad kevesebb, mint 8 vagy 80 órán belül elkészülni. Ez a 8/80 szabály csak a munkacsomagokra vonatkozik, mivel ezek azok az elemek, amelyeket a csapattaghoz hozzárendelnek a hozzárendelt határidővel együtt.
5. lépés: 100% -os szabály
Ez a szabály kimondja, hogy a WBS minden lebontási szintjének tartalmaznia kell minden olyan teljesítendő elemet, amely az alapszolgáltatás 100% -át képviseli. Ez a szabály elengedhetetlen annak biztosításához, hogy ne legyenek ismétlődések. Ehhez biztosítani kell, hogy a WBS összes teljesítésének összege a teljes projekt 100% -át adja. Az optimális eredmények érdekében 100% -ot kell alkalmazni az összes alszintre.
6. lépés: Számozási séma
A WBS-összetevők meghatározása után minden komponenshez hozzárendelnek egy számot, amelyet WBS-azonosítónak nevezhetünk. Ez azt a helyet jelöli a WBS struktúrában, ahová a WBS minden szintje kerül. Az első szinten az első számnak vagy azonosítónak 1-nek kell lennie, és a következő komponenseket ezután sorozatosan kell számozni. Például az első alszint-elemhez 1.1-et, további al-szintű elemekhez 1.1.1-et rendelnének. Az 1.2-et egy másik első szintű alelemhez rendelnék.
7. lépés: WBS szótár
Ez egy olyan dokumentum, amely leírja a WBS összes elemét.
Tehát a fenti lépések után egy WBS-sablon az alábbiakat szeretné:
A feladatleírások behúzhatók manuálisan a „Home” fül „Behúzás” gombjaival, vagy feltételes formázással. Másik megközelítés lehet egy olyan lista létrehozása, amelyben a számozási séma szintén a Feladatleírás része, így nincs szükség további behúzásra.
2. példa
A projekt lebontásakor most beállítottuk az Excel-t az adatok eléréséhez vagy fogadásához. Most nézzük meg alább, hogyan hozhatunk létre egy ilyen sablont az Excelben:
1. lépés: Hozza létre az alábbi oszlopokat a tetején:
- Feladat azonosítója
- Feladatleírás
- Előző
- Tulajdonos
- Szerep
- % Teljesítés
- Kezdő dátum
- Befejezés dátuma
- Szállít
2. lépés: Ezen oszlopok létrehozása után a cellákat formázni kell. Először formázzuk a cella Feladat azonosítóját. A formázáshoz először az oszlop tetején lévő betűre kattintva emeljük ki azt az oszlopot, amely a Feladat-azonosító számok számára van kijelölve. Kattintson a jobb gombbal a kijelölt oszlopra, majd válassza a „Cellák formázása” -> „Szám” lehetőséget, és a tizedesjegyeket állítsa 1-re. Ezután formázzuk az Oszlop: Előd elemet, amely a feladattól függ. Ezt ugyanúgy kell beállítani, mint a „Feladat azonosítóját”. A beírt dátumok elfogadásához a „kezdő dátumot” és a „befejezés dátumát” kell beállítani.
3. lépés: Adja meg az adatokat.
4. lépés: Ezután feltételes formázást használhatunk különféle feladatokhoz, például mondjuk ki akarjuk emelni azokat a feladatokat, amelyek egy adott teljesítéshez kapcsolódnak, vagy egy adott taghoz vannak rendelve, vagy azokat a feladatokat, amelyek egy adott időtartamon belül esedékesek
5. lépés: Láthatjuk az „adatsáv” funkciót is, amely egy olyan oszlopot ábrázol, mint a „% teljes grafikusan”. Ez a szolgáltatás a "Feltételes formázás" legördülő menüben érhető el.
Dolgok, amikre emlékezni kell
- A hatékony WBS létrehozásához az igék helyett főneveket kell használni, hogy a hangsúly a teljesítésekre koncentráljon.
- Hierarchiát vagy faszerkezetet kell használni az eredmények kapcsolatának szemléltetésére a projekt hatóköréhez.
- A WBS szintjeinek mélyreható lefutása közben 100% -os szabályt kell követni.
- A WBS-t az összes taggal együtt kell felépíteni.
- A WBS legfelső szintje képviseli a végső projektet.
- Minden feladat időtartama legfeljebb 10 nap lehet.
- Minden feladatnak egyedinek kell lennie, és nem tartalmazhat duplikátumot.
- Segíthet a részletes költségbecslésben.
