Mi az a megbékélés?
Az egyeztetés az a gyakorlat, amikor a számlákon egyenleget találnak az esetleges pénzügyi következetlenségek, eltérések, mulasztások és akár csalások felderítésére. Minden tranzakciót két számlán (az egyiknél terhelést, egy másikon jóváírást) könyvelnek a számlák. Ezért a számviteli időszak végén az egyeztetés magában foglalja az egyenlegek egyeztetését és annak biztosítását, hogy az egyik számláról egy tranzakcióra vonatkozó terhelések (jóváírások) megegyezzenek egy másik tranzakció jóváírásával (terhelések) ugyanazon tranzakció során.
Az egyeztetés történhet a belső és a külső számlák egyenlegének összeegyeztetése érdekében is. Például egy vállalat összeegyeztetheti a könyveiben rögzített és a bank végén rögzített banki tranzakciókat, hogy kiderítse az eltéréseket. Személyes szinten valaki nyomon követheti hitelkártya kiadásait, és egyezhet a bankszámlakivonattal, hogy megértse a számla különbségeit.
Egyeztetési példa
- Feltételezve, hogy egy társaság a könyveiben szereplő banki tranzakciókat egyezteti a bankszámlakivonattal. A társaság ezt a gyakorlatot a hónap végén végzi. Megállapította, hogy a hónap 31. napján kiállított csekket nem terhelték le a banki egyenlegből, és a bank levont az egyenlegből bizonyos költségeket, amelyeket nem vettek nyilvántartásba a társaság könyveiben.
- Itt a társaság könyveiben és a bank könyveiben szereplő egyenlegek nem fognak egyezni, és a bejegyzéseket el kell végezni / korrigálni kell, hogy tükrözzék a megfelelő egyenlegeket a számlákon. A társaság fel fogja ismerni a könyveiben szereplő banki költségeket, és a banki egyenleget kiigazítják, hogy tükrözze a pontos képet a számlákon.
A megbékélés folyamata
Az általános megbékélés folyamata a következő:
# 1 - Hasonlítsa össze az egyik számlaegyenleget a másikkal
Ebben az első lépésben a terhelések és jóváírások összevetésre kerülnek az egyenlegek egyezésének biztosítása érdekében. Például, amikor egy vállalkozás bérleti díjat fizet, akkor megterheli a bérleti díj számláját, és jóváírja a fizetendő készpénz vagy bérleti számlát. Az egyeztetés napján az összes bérleti terhelésnek meg kell egyeznie a pénzszámlán és a bérleti díj fizetési számláján a bérleti díjhoz kapcsolódó hitelekkel.
# 2 - Ellenőrizze a bejegyzéseket mindkét fiókban
Abban az esetben, ha az első lépésben eltérést találnak, a könyvelőnek tranzakciónként ellenőriznie kell a számla tranzakcióját, hogy kiderítse, mely bejegyzések okozzák az eltérést. A különbségek elsősorban a gépelési hibák, a számlák jóváírása helyett történő terhelés, a rossz számlákon történő bejegyzések átadása, a bejegyzések nem egy számlán történő rögzítése stb.
# 3 - Javítsa ki a helytelen bejegyzéseket
Amint a könyvelő kitalálja, hogy mely bejegyzések okozzák az eltérést, ezeket a bejegyzéseket elemezni és javítani lehet, hogy tükrözzék a megfelelő egyenlegeket.
# 4 - Újra egyenlegezze a számlákat
A korrekciók elvégzése után újra meg kell vizsgálni a végső egyenleg eltéréseit az alapos ellenőrzés érdekében. Mivel egy vállalkozás rengeteg tranzakciót hajthat végre egy időszak alatt, az egyeztetési folyamat legtöbbször nem lehetséges manuálisan. Általában olyan számviteli szoftver használatával történik, amely hibákat dob ki a könyvelők ellenőrzésére.
A megbékélés típusai
A megbékélésnek öt fő típusa van:
- # 1 - Banki egyeztetés - A bankszámlakivonatokon végrehajtott tranzakciókat egyeztetjük a készpénzzel kapcsolatos tranzakciókkal, amelyek szerepelnek a társaság könyveiben.
- # 2 - Ügyfélegyeztetés - Az ügyfelek egyenlege a társaság könyveiben megegyezik az adott ügyfelek könyveiben szereplő egyenlegekkel.
- # 3 - Szállítói egyeztetés - A cég könyveiben szereplő szállítói egyenlegek megegyeznek a megfelelő gyártók könyveiben szereplő egyenlegekkel.
- # 4 - Vállalatok közötti egyeztetés - A leányvállalattal szembeni vállalati könyv szerinti egyenleget egyeztetjük a leányvállalat könyveiben a szülőkkel szemben fennálló egyenlegekkel
- # 5 - Vállalkozás-specifikus egyeztetés - Az egyeztetések a vállalat által végzett üzleti tevékenység jellegére jellemzőek.
Egyeztetési módszerek
Az egyeztetés két módszerrel végezhető el, az alábbiak szerint:
# 1 - Dokumentum felülvizsgálata
Ez a megbékélés hivatalos folyamata, amelyet széles körben követnek. Ennél a módszernél az összes számlát ellenőrzik, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a nyilvántartott és a felhasznált összeg megegyezik-e. Ez a módszer általában számviteli szoftvert használ, és teljes körű, részletes áttekintést végez.
# 2 - Analytics áttekintés
Ebben a módszerben az egyenlegeket egyénileg vizsgálják, és összehasonlítják azzal, amit egy adott paraméter alapján kell alapozni. A legkiemelkedőbb paraméter a történelmi trendek és az aktivitás lehet. Például, miközben a tranzakciók listáját szétválogatja, egy könyvelő megállapította, hogy egy olyan költség, mint a bérleti díj, tízszerese annak, mint ami az előző években volt. Ez szorosabb ellenőrzést igényel a számlákon.
Előnyök
- Az egyeztetés segít megtalálni a pontatlan könyvelési bejegyzéseket, ideértve a számviteli tételek nem megfelelő kezelését is
- Segít megtalálni a mulasztás és a megbízás hibáit, és azokat azonnal kijavítani
- Ez segít a vállalatoknak elkerülni az auditorok negatív véleményét, amely akkor is lehetséges, ha nem kapnak megfelelő válaszokat az eltérésekre
- Segíti a vállalatokat abban, hogy szinkronban maradjanak a szabályozó hatóságok által előírt számviteli gyakorlattal
- Segít a tranzakciók forrásból történő megfeleltetésében
- Segít a cégen belüli csalások felderítésében vagy azokban a külső ügyletekben, amelyekben a vállalat részt vesz
- Segíti a számviteli nyilvántartások kitöltését, mivel behozza a hiányzó információkat és az igazoló dokumentumokat
- Ez segíthet a tájékozottabb üzleti döntések meghozatalában, mivel megbízhatóbbá és hibamentesebbé teszi a számlákat.
Következtetés
- A vállalkozások a vezetőknek bemutatott pénzügyi információkra támaszkodnak, ezért válik döntő fontosságúvá, hogy ezek az információk hibamentesek legyenek. Ha a vezetők hibamentes információkkal szolgálnak, a vezetők magabiztosan hozhatják meg döntésüket.
- Az egyeztetés segít a számviteli személyzetnek abban, hogy kiszűrje az esetleges hibákat a számlákból, amelyeket aztán az érintettek elé terjeszthetnek döntéshozatal céljából. Amint azt korábban említettük, a megbékélés szükséges folyamat, amelyet minden kisebbnek és kisebb szervezetnek követnie kell.
- A szervezetek számára létfontosságú, hogy a megbékélést gyakran, időben kötött módon hajtsák végre, és biztosítsák, hogy az egyeztetést végző emberek ne ugyanazok legyenek, akik elsősorban az összeférhetetlenség elkerülése érdekében készítették a beszámolót.
