Ellenőrzési nyom jelentése
Az ellenőrzési nyomvonal a pénzügyi adatok forrásának nyomon követésére szolgáló szisztematikus nyilvántartás, amely kronologikus, dokumentális bizonyítékot szolgáltat egy sor tevékenységre vonatkozóan, ezért az adatok pontosságának és a tranzakciók nyomon követésére szolgál.
Három alapvető kérdésre válaszol-
- Mi volt az esemény?
- Ki indította / kezdeményezte az eseményt?
- Az esemény dátuma és időpontja?
Audit Trail Példák
Az alábbiakban bemutatunk néhány példát.
1. példa
Mi lenne az ellenőrzési nyomvonal egy karton vásárlási tranzakciónál?
Megoldás -
Ez egy nyugtát fog tartalmazni, amely tartalmazza a kartondoboz fejében kifizetett készpénz adatait, a tranzakció dátumát és a vásárlás helyét.
2. példa
Egy cég laptopot akar vásárolni az alkalmazottak számára. Mi minden szerepelne az ellenőrzési nyomvonalban?
Megoldás -
A pénzügyi csapat generál egy megrendelést a vásárlás engedélyezéséhez. Az az üzlet, ahonnan laptopot vásárolnak, megadja a számlát, amely tartalmazza az értékesítés dátumának, összegének és a megvásárolt termék leírásának adatait. Mindezek a dokumentumok egy ellenőrzési nyomvonalból fognak állni.
Előnyök
A különböző felhasználók a követelményektől függően másként használják. Az alábbiakban bemutatjuk a nyomvonal jelentős előnyeit:
- Elszámoltathatóság: Az elszámoltathatóságot meghatározza a felhasználók tevékenységei szempontjából. Megakadályozza a helytelen információk bevezetését vagy az információkhoz való illetéktelen hozzáférést. Ezenkívül a felhasználó minden műveletét rögzítik, ami segít a rendszer megfelelő változásainak / módosításainak felkutatásában.
- Események rekonstrukciója: Teljes információt képes feléleszteni, és nyomon követheti az eseményhez kapcsolódó alapvető részleteket, hogy ki, mikor és mit. Segít a forrásproblémák felderítésében és azok kijavításában a jövőbeni események megelőzése érdekében.
- Behatolásészlelés: Segít a jogosulatlan hozzáférés azonosításában. Számos szabályozás kötelezővé tette az adatok titkosságának megőrzését. Kiterjed a szellemi tulajdon, a pénzügyi nyilvántartások, a személyes adatok stb. Védelmére.
- Probléma azonosítás: Valós idejű monitorozással az ellenőrzési naplók azonosítják azokat a problémákat, amelyek működési problémákat, szokatlan vagy gyanús tevékenységeket vagy rendszerhibákat jeleznek.
- A csalás megelőzése - Ha megfelelő nyilvántartást vezetnek, könnyen felismerhető az ellentmondás. Továbbá, mivel a felhasználók tudják, hogy a tranzakciók rögzítettek és nyomon követhetők, valószínűleg nem próbálnának meg ilyen tevékenységet.
- Segít az ellenőrzésekben - A legtöbb vállalkozás számára kötelező az ellenőrzés. Ha minden tranzakció megfelelő nyomon van tartva, akkor az auditorok könnyen megállapíthatják az érvényességet. Ez teszi az ellenőrzési időt és költséghatékonnyá. Ez is segíti az auditorokat abban, hogy támaszkodjanak a vállalat belső kontrolljaira, és elősegítsék az ellenőrzés tárgykörének eldöntését.
- A hibák azonosítása és kijavítása - átfogó és könnyen elérhető információkat nyújt, amelyek könnyen megvizsgálhatók a hibák kiderítéséhez, ha vannak ilyenek. Mivel mindent nyomon követ, a hiba egyszerre kijavítható, és sok ember időt spórol meg a hiba kijavításakor.
- A szabályozási előírások betartása - A szabályozási szabvány betartásához elengedhetetlen az ellenőrzési nyomvonal fenntartása. Segít megérteni a tranzakciók tartalmát, amikor és amikor arra jogi célokra van szükség.
- Hiteldokumentumok - A hitelezőknek megkövetelik a bevételek és a cash flow bizonyos igazolását, mielőtt kölcsönöket nyújtanának egy vállalatnak. Ez a nyomvonal részletes nyilvántartást vezet a tranzakciókról, amelyek segíthetnek a szükséges dokumentumok benyújtásában.
Korlátozások
- Kihívás az ellenőrzési nyomvonal fenntartásában, beleértve a hozzáféréshez és tároláshoz használt helyet
- Az adatnaplók nehézek lehetnek, ami a tárolási költségek növekedéséhez vezet.
- Az adatvédelem és a működési teljesítmény között néha nehéz egyensúlyt teremteni.
- A nem megfelelő felhasználásból adatvesztés sokba kerülhet, ha közvetlen kárt okoz a profitnak és a jó hírnévnek, vagy jogi lépéseket tesz.
Következtetés
- Az ellenőrzési nyomvonal adatait biztonságos helyen kell tárolni
- Időszerű és rendszeres biztonsági másolatot kell készíteni erről az ösvényről
- A hasznos tárolási költségek elkerülése érdekében csak hasznos információkat szabad gyűjteni
- Az ellenőrzési naplókat rendszeres időközönként felül kell vizsgálni
- A rendszerhasználóknak ismerniük kell az ellenőrzési nyomvonalakat a nyomvonalak elérhetőségének biztosítása érdekében
