Beszámlázható ciklus, más néven Procure to Pay a vállalat különböző folyamatainak sorozata, amely magában foglalja a termék megvásárlásához szükséges különféle tevékenységeket, az áru megrendelésének a szállítóig történő megrendelésétől, majd az áru megvásárlásától és leszállításáig. végül a szállítónak esedékes esedékes fizetést ugyanezzel szemben.
Mi az elszámolható (AP) ciklus?
Az eladósodási ciklus más néven „Beszerzés fizetni” vagy „P2P” ciklus olyan folyamatok sorozata, amely magában foglalja a vállalat vásárlási és fizetési részlegét, és minden szükséges tevékenységet elvégez a megrendelés leadásától a beszállítókig, áruk vásárlásáig és a végső befizetésekig a beszállítóknak.
Minden vállalkozásnak két fő üzleti ciklusa van - bevételi és kiadási ciklus.
- A bevételi ciklus olyan tevékenységeket tartalmaz, mint az értékesítés, a marketing, az ügyfélkapcsolat, a bevételek beszedése stb.
- A kiadási ciklus magában foglalja a beszerzéseket, a szállítói kifizetéseket, a termelési kiadásokat, a béreket és a fizetéseket, stb. Az elszámolási ciklus a kiadási ciklus jelentős része.
A következő lépések szerepelnek az elszámolási ciklusban -
- Szükséges áruk meghatározása
- Beszerzési folyamat
- Szállítók keresése
- Ajánlatkérés
- Tekintse át az átvételi ajánlatot
- Tárgyalás
- Rendelés
- A szállító visszaigazolása
- A beszállítók kötelessége
- Az áruk sikeres kézbesítéséről
- Számla bevitele
- Fizetés
Beszéljük meg ezeket részletesen -
Az eladósodási ciklus részét képező lépések
A következő lépések szerepelnek a beszerzés fizetni ciklusban:
# 1 - Szükséges áruk meghatározása
A vásárlások a vállalat termelési osztálya által igényelt készletek alapján történnek. A gyártásvezető meghatározza a szükséges kellékeket és tájékoztatja a beszerzési osztályt.
# 2 - A beszerzési részleg elindítja a beszerzési folyamatot
Miután megkapta a gyártási beszerzési kérelmek jóváhagyását, a beszerzési részleg meg fogja vizsgálni, hogy adtak-e már hasonló megrendeléseket; ha nem, akkor a megrendelésekről új dokumentumok készülnek.
# 3 - Beszállítók keresése
A beszállítók keresése bonyolult munka, amely különféle tényezőket foglal magában, mint például a helyszín, a könnyű közlekedés, a hitelpolitikák, a szállító és termékei jóindulata, a céggel való korábbi kapcsolatok és még sok más. A vállalat azonban inkább a bevált beszállítókkal folytatott tranzakciókat részesíti előnyben. Más esetekben a potenciális beszállítókat helyi, országos vagy nemzetközi szinten választják ki online üzleti vállalkozások portálok (például Alibaba.com), ajánlások stb. Segítségével.
# 4 - Ajánlatkérés
Néhány potenciális beszállító kiválasztása után hivatalos dokumentumot kézbesítenek az árucikkek árajánlatainak fogadására. A dokumentumot ajánlattételi kérelemnek (RFP) nevezik. A szállító javaslatot küld, amely tartalmazza a termék arányait és tulajdonságait, és felkéri a vállalatot, hogy kössön velük üzletet.
# 5 - Áttekintés az Árajánlat beérkezéséről
A vállalat megvizsgálja a különböző beszállítók által küldött ajánlatokat, és kiszűri azokat a beszállítókat, akik eleget tudnak tenni a vállalat követelményeinek. A vállalat tájékoztatja a kiválasztott beszállítókat arról, hogy érdekeltek a vételi ügyletek megkötésében.
# 6 - A vállalat megkezdi a tárgyalási folyamatot
A tárgyalás egy mozgalmas és néha időigényes folyamat, amelynek során a vevő az eladótól kéri az árfolyamok csökkentését, liberális hitelpolitikát és egyéb alapvető tárgyalási feltételeket, például árengedményeket, termékminőséget, fuvardíjat, szállítási és biztosítási feltételeket. Az egyeztetési folyamat elvégzi a szűrést, és a vállalat meghatározta a legjobb szállítókat.
# 7 - Megrendelés
A kívánt szállító jóváhagyásával a cég odaadja neki a megrendelést a hivatalos megrendelési dokumentum elküldésével. Megerősíti a szállítóval a vállalat követelményeit és a termékek vagy szolgáltatások átadásának határidejét.
# 8 - A szállító visszaigazolása
A megállapodás akkor kezdődik, amikor a szállító beleegyezik abba, hogy termékeit a kért feltételekkel adja el. A szállítónak postai úton vagy e-mailben írásban vissza kell küldenie az elfogadás megerősítését.
# 9 - A beszállítók kötelessége
A szállító kötelessége, hogy az árut szigorúan betartva készen álljon és szállítsa, és folyamatosan tájékoztassa a vállalatot a megrendelés előrehaladásáról. Értesítést kell küldeni, amikor az áruk készen állnak a szállításra, és a szállítási értesítést, beleértve az érvényes dokumentumokat, amelyek meghatározzák az áruk leírását, beleértve a súlyt vagy az egységeket, a szállítás dátumát, helyét stb.
# 10 - A leszállított áruk ellenőrzése
Megkezdődik az ellenőrzés folyamata, amely magában foglalja a minőségi és mennyiségi ellenőrzéseket is. A beszerzési osztály ellenőrzi, hogy a leszállított áruk megfelelnek-e a megrendelésnek.
# 11 - Számla bevitele
Sikeres ellenőrzés esetén, ha minden megfelelőnek tűnik, a beszerzési részleg elküldi a jóváhagyást az elszámolási osztálynak a fizetési folyamat megkezdéséhez. A szállítmányozók osztálya nyilvántartást készít a számláról, amely tartalmazza a fizetéssel kapcsolatos összes specifikációt, például a végső dátumot és / vagy a végső dátumot, a kedvezményt, a visszatérítés összegét és egyéb hivatalos részleteket.
# 12 - Fizetés
Minden szükséges ellenőrzés után a szállítmányozó részleg a vállalat normáinak megfelelően részben vagy teljes egészében megkezdi a kifizetést a szállító felé. Számos módon lehet fizetni a beszállítóknak:
- Készpénzfizetések
- Fizetési csekk (vagy más forgalomképes eszköz)
- Online harmadik fél általi átutalás
- Hitelkártyás fizetés
- Fizetések dollárban vagy más devizában (általában az import tranzakcióknál alkalmazandók);
- Cserekereskedelmi fizetés, azaz bizonyos áruk és / vagy szolgáltatások megfizetése a szállító által kapott áruk és / vagy szolgáltatások ellenében.
Az AP-ciklusban érintett dokumentumok
A következő fontos dokumentumok szerepelnek a beszerzés fizetés ciklusában:
# 1 - Megrendelés
A vállalat beszerzési osztálya előállítja a szükséges áruk megrendelését és elküldi az eladónak. A megrendelés részletesen leírja az eladónak a tételeket és azok mennyiségét. Meghatározza azt az időpontot is, amikor az árut el kell szállítani.
# 2 - Jelentés fogadása
Az áruk leszállítását követően a vezetőség ellenőrzi a szállítmányt, ellenőrzi a minőséget, mennyiséget és egyéb lényeges szempontokat. Teljes ellenőrzés után elkészíti a jelentés fogadásának nevezett részletes jelentést.
# 3 - Szállítói számla
A dokumentum az a jogi szerződés, amelyben az eladó részletezi az árut, az egységenkénti kulcsot és a teljes összeget, az alkalmazandó adóalap mellett. Ezenkívül meghatározza a hitelpolitikát és a fizetési határidőt.
