Petty Cash jelentése
A készpénz azt a kis összeget jelenti, amelyet a társaság napi tevékenysége során felmerülő kis kiadások kifizetésére szánnak, amikor ésszerűtlen a csekk kiállítása és ugyanazok letétkezelők kezelése a társaság által.
Minden szervezet készpénzt igényel napi kiadásaihoz. Nem minden költség fizethető banki csekken vagy banki átutalással. A kis kiadásokat csak készpénzzel kell elszámolni. Ugyanakkor kevés bevételt kell készpénzben kiegyenlíteni, például hulladék értékesítés stb.
Szinte minden szervezetben a készpénz a számviteli funkció szerves része, és többnyire csak személyes számlák gondoskodnak róla.
Hogyan működik a Petty Cash?
A Petty Cash egy kis összegű készpénz, amelyet az irodában kell tartani a kis napi kiadások felhasználásához. Azt a személyt, akinek a szervezetében van készpénz, általában pénztárosnak nevezik. Ugyanaz a személy felelős a rajta keresztül végrehajtott minden készpénzes tranzakció megfelelő elszámolásáért. Az összes jövedelmet és kiadást, amelyet gyakorlatilag nem lehet banki úton kiegyenlíteni, csak készpénzzel kell elszámolni (a modern gazdaságban nincs csereügylet).
Általában a következő pénzben fizetett kiadások;
- Napi snackek, tea az alkalmazottak számára;
- Munkavállalói térítések - Alkalmi utazások, egyéb térítések;
- Kis banki költségek - frankírozás, közjegyző stb .;
- Üdvözlet vagy édesség küldése ügyfeleknek vagy ügyfeleknek a Diwali vagy más fesztiválokon;
Kevés jövedelem, amelyet készpénzbe lehet venni;
- Selejt értékesítés - kis összegek szervezetlen szállítóknak.
- Régi újság stb.
Általában egy szervezet megbecsüli az időszakos készpénzigényét, azaz hetente vagy havonta, és ennek megfelelően jóváhagy egy limitet, amelyet időről időre fel lehet venni a bankból a készpénzköltségek kiegyenlítésére. A pénztárnál a készpénz birtoklásának korlátja egy adott időpontban sem haladhatja meg a szervezet vezetésének jóváhagyását. A banktól való kivonás gyakorisága szervezetenként eltérő lehet a követelményeik szerint. Egy kis boltosnak több készpénzre van szüksége, mint közepes vagy nagy méretű szervezeteknek, mivel többet kell foglalkoznia azzal a nem szervezett szektorral, aki csak készpénzzel kereskedik.
A készpénzzel történő zökkenőmentes tranzakció érdekében három személy vesz részt a tranzakcióban: előkészítő (pénztáros), engedélyező (felsőbb vezetőség) és vevő (igényelt).
Petty Cash Format
A készpénzfizetést nem lehet igazolni, ha ugyanezt nem rendezik meg, miután megfelelő bizonyítékot vettek figyelembe. Ezért egy készpénz utalvány formátumot kell létrehozni a bizonyítékok feldolgozása érdekében, és a fizetéskor a készpénz átvevője aláírja. Az utalvány mintája az alábbi;
A kiskereskedelmi formátum mintája alább található -
A fenti utalvány tartalmazza az utalvány előkészítőjének, engedélyezőjének és átvevőjének nevét, mivel mindhárman elengedhetetlenek a fizetés igazolásához.
Hogyan kell elvégezni a Petty Cash könyvelést?
# 1- Teremtés
A pénzeszköz alapja a bankból történő készpénzfelvétel és az alapot fenntartó személynek történő átadás. Egy kisebb szervezetnél az adóstól kapott összeg (készpénzben) szintén a készpénz része
Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx
Az A / c xxxx bankhoz
Nyugta - Készpénz A / c Dr. xxxx
Adós A / c xxxx részére
# 2 - folyósítás
Minden egyes kifizetést nem naplóbejegyzéssel rögzítenek, mivel apró kiadások (pl. Postai bélyeg vásárlása) esetén sok kis összegű folyósítás történhet, a nap folyamán vagy egy adott időszak után átadott naplóbejegyzés helyett a teljes folyósított összegért.
Fizetés - Teljes kifizetés (kiadások fejenként) A / c Dr. xxx
Petty Cash A / c xxx-hez
Az elbeszéléseknek tartalmazniuk kell a készpénzfizetés teljes felosztását.
# 3 - utánpótlás
Ha a készpénzegyenleg nagyon alacsony lesz, akkor azt csekken pótolják.
Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx
Az A / c xxxx bankhoz
Pénzpénz-számviteli példa
: Az XYZ LLP 2016. április 1-jén egy 15 000 USD / - összegű készpénzalapot hoz létre. 2016 áprilisában a következő pénzeszköz-alapú folyósításokat hajtották végre:
Tea és snack 1 256 / -
Útdíj 2450 / -
Nyomtatás és postaköltség 1 550 / -
Rakomány 2,300 / -
Tisztítás és portalanítás 1000 / -
Irodai kellékek 2 800 / -
Adja át a fenti tranzakció naplóbejegyzéseit.
Megoldás:
1 Petty Cash A / c 15 000 dr
Készpénz a bankban 15 000
(Petty készpénz alapként való létrehozás vagy a banktól a készpénz alap számára kivont összeg)
- Tea és snack 1 256
Útdíj 2 450
Nyomtatás és postaköltség 1 550
Rakomány 2300
Tisztítás és portalanítás 1000
Irodai kellékek 2800
Petty Cash A / c 11 356-hoz
(Folyósítás kis pénztárból)
Naplóbejegyzés a Petty Cash Receipthez:
Petty Cash A / c Dr. xxx
Hulladék vagy újságpapírok xxx
(A törmelék / újságpapírok eladásakor kapott készpénz)
Hogyan lehet feltölteni a készpénz egyenleget?
A csekély készpénz-egyenleget időről időre fel kell tölteni a további készpénz-kiadások kielégítésére. Az utánpótlás módszere azonban leginkább figyelemre méltó, és a pénztártól és az engedélyétől függ. Lehet, hogy felsővezetői utasítások vannak rajta, de ilyen útmutatás hiányában a pénztáros kényelme szerint újratölti készpénzegyenlegét. Kevés módszer segíthet a menedzsmentnek vagy az engedélyezőnek egy-két módon;
# 1 - Petty Cash lebeg
Amikor egy szervezet gyakorolja a fix úszó készpénzben való működtetését, ahogyan azt egy szervezet szeretné, a készpénznek nem szabad egy szint alatt lennie, és egy tartományban kell lennie, a feltöltési összeg mindig ugyanaz marad. Abban a pillanatban, amikor a készpénz megérintette a skála alsó végét, a pénztáros kiváltja a banktól a visszavonási kérelmet. Például, ha az úszó szint 20 000 USD / - és 14 000 USD / - került elköltésre, a fennmaradó készpénzegyenleg 6 000 USD / - és 14 000 USD / - szükséges az egyenleg visszaemeléséhez 20 000 USD / - szintre. Itt 6000 USD / - egy alsó vég, és a kifizetési összeg mindig csak 14 000 USD / -.
Ez a gyakorlat rögzíti a legutóbbi feltöltés óta teljesített összes kifizetést, alapul véve a következő feltöltést az engedélyezőhöz. Ennek a módszernek a használata segít az aláíróknak abban, hogy megtudják, mire költöttek, mielőtt több készpénzt vontak volna ki a bankból.
A számviteli részleg adott időpontban birtokában lévő készpénz körét a vállalat vezetése határozza meg és hagyja jóvá.
# 2 - Kis készpénz szükség szerint
Kevés kisvállalat alkalmaz olyan politikát, amely a legkevesebb készpénz-egyenleget eredményezi a társaságnál, mivel csak akkor vonnak fel, ha erre szükség van. Például a vállalat politikája szerint minden héten visszatérítést fizetnek az alkalmazottaknak, ezért a társaság minden héten megtudta, hogy mennyi készpénzre van szükség, és ezt az összeget csak a vállalat vonja vissza.
Ez a megközelítés csökkenti a kockázatot, és mivel szinte nincs készpénzegyenleg a céggel, kevés biztosítási és pénzvédelmi költség kerülhető el.
# 3 - Szervezetlen Petty Cash Management
Szorosan vezetett vállalatoknál, ahol a napi üzleti tevékenységben közvetlenül érintett tulajdonosok használják ezt a megközelítést, míg ők diktálják az összeg bankból történő kivonásának módszerét. Nincs hivatalos politika az összeg visszavonására, és nincs korlátozás a készpénz birtoklására vonatkozóan. Továbbá nincs hivatalos politika a készpénzzel kapcsolatban sem, mivel ugyanezt a szervezet tulajdonosai gondosan átnézik.
Ellenőrzési és kockázati szempontból kevésbé kockázatos, mivel csak a tulajdonos szigorúan ellenőrzi. Szakpolitikai és számviteli szempontból informális és kerülendő.
Legjobb politika - A fenti három irányelv közül a float up-ot leginkább a könyvelők használják és értékelik szerte a világon, mivel rugalmasságot és ellenőrzést biztosít mind a készpénz-tranzakció felett.
