Adatbázis sablon az Excel számára
A modern világban rengeteg szoftver áll rendelkezésünkre az adatbázishoz. Végül is a kifinomult szoftver végső elemzése csak táblázatokkal történik. Ha Ön kisvállalkozás és nem engedheti meg magának a modern szoftvereket, akkor semmi gond, mert magában az Excel táblázatban létrehozhatunk egy üzleti adatot tartalmazó adatbázist. Végül is az a kérdés, hogyan építhetjük fel az adatbázist egy excel táblázatba? A mai cikkben bemutatjuk az excel adatbázis-sablon felépítésének módját.
Hogyan készítsünk adatbázis sablont az Excel programhoz?
Az alábbiakban bemutatunk néhány példát egy adatbázis sablon létrehozására az excelben.
1. példa - Értékesítési adatbázis-sablon létrehozása
Az értékesítés a vállalat bevételtermelésének módja. A pénzügyek alapvető szerepet játszanak a vállalkozás zavartalan működésében. Az értékesítési nyilvántartások nyomon követése szintén nagyon fontos. Most megmutatjuk, hogyan lehet egy „Sales Database” sablont felépíteni az excelben.
1. lépés: Az ügylet vagy az üzleti javaslat megjelenésekor el kell döntenünk, hogy milyen elemeket kell rögzítenünk az értékesítés részeként. Mindenféle információ birtoklása általában jó lehetőség, de ha az adatok összeadhatják az ócska listát, akkor törölje a feleslegeseket.
Közös perspektívában az alábbi címsorokat töltöttem be.
2. lépés: Most a címsor alapján elkezdhetjük kitölteni az adatokat a megfelelő címsor alatt. Az alábbiakban néhány minta adatot töltöttem ki.
Az adatbázis egyik hüvelykujjszabálya az, hogy táblázatos formában kell lennie az excelben, és minden táblának meg kell adnia a saját egyedi nevét.
Az adatbázis létrehozása közben, miután az adatok fejlécei rögzültek, meg kell alakítanunk a formátumot táblázatos formátumra. Tehát az excel-ben ezt csak a táblára kell konvertálnunk.
Táblázat létrehozásához be kell tartanunk bizonyos előírásokat. Az alábbiakban bemutatunk bizonyos szabályokat.
Az adatbázisrekordokban nem lehet üres sor és üres oszlop.
Az ilyen típusú adatbázis-formátumok veszélyesek, különösen, ha hatalmas rekordokkal kell dolgozni.
Az üres sorok és oszlopok elkerülésének egyik oka a táblázat technikája. Abban a pillanatban, amikor a táblázat felismeri az üres sort vagy egy üres oszlopot. Feltételezi, hogy az adatbázisok vége, és ez rossz számok összegzéséhez vezet.
3. lépés: Tábla létrehozásához helyezzen egy kurzort az adatok közé, és nyomja meg a Ctrl + T billentyűkombinációt a táblázat létrehozása párbeszédpanel megnyitásához.
Ebben az ablakban győződjön meg arról, hogy be van jelölve a „Táblázatom fejlécek” jelölőnégyzet, mert adatbázisunk fejléceket tartalmaz; egyébként az excel a fejléceket csak az adatrekordok részeként kezeli.
4. lépés: Most az asztal úgy néz ki, mint az alábbiakban megadott.
Mivel létrehozott egy táblázatot a saját színével és formázásával.
Megváltoztathatjuk az alapértelmezett táblázatstílust. Helyezzen egy kurzort az asztal belsejébe, hogy új szalagot jelenítsen meg a szalagban, mint „Tervezés”. A „Design” alatt rengeteg lehetőséget láthatunk.
A Táblázatstílusok alatt válassza ki azt a táblázati stílust, amelyet alkalmazni szeretne az adatbázisra.
Ezután a tábla létrehozása után meg kell neveznünk a táblázatot, hogy egyedi nevet adjunk neki. A Design alatt csak mi adhatunk nevet a táblának.
Most hivatkozhatunk erre az adatbázisra a „SalesRecords” táblanév használatával.
Mivel ez az adatbázis táblázatos formátuma, az utolsó rekord alá beírt új rekordok is erre a táblára frissülnek.
A fenti képen a következő sorszámot 12-ként írtam be; ha most megnyomom az Enter billentyűt, akkor ez csak a táblázathoz kerül.
Így létrehozhatunk saját adatbázisokat egy excel táblázat segítségével.
2. példa - Ügyféladatbázis Excel-sablon
Minden ügyfél számára kulcsfontosságú az ügyfelek adatbázis-sablonjának létrehozása. Miközben létrehozunk egy adatbázis sablont az excel programban, fontos eldönteni, hogy milyen információkat kell összegyűjtenünk az ügyfelekkel kapcsolatban.
Az alábbiakban bemutatjuk azokat az általános részleteket, amelyeket általában az ügyfelekkel kapcsolatban gyűjtünk.
Töltse ki a részleteket a címsorok alapján.
Hasonlóképpen hozzon létre egy táblázati formátumot az adatbázis számára.
Adja meg folyamatosan az ügyfél adatait, miközben gyűjt, és a táblázata automatikusan kibővül az adatbázis növekedésével.
Dolgok, amikre emlékezni kell
- Mindig jó gyakorlat az adatok táblázatos formátumban történő fenntartása, mivel a táblázatos formátum használatával automatikus hivatkozás lehetséges a sorok és oszlopok hozzáadására és törlésére.
- Mindig adjon egyedi nevet a táblázatnak.
- Ha jól áll az MS Access programhoz, töltse fel a fájlt az MS Access programba.
