Számlakövetési sablon - Ingyenes letöltés (ODS, Excel, PDF és CSV)

Egyéb verziók

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Hordozható dok. Formátum (.pdf)

Számlakövetési sablon - Az automatikus számlázás és a fizetési állapot nyomon követése

A számlakövetési sablon nagyon találékony lehet egy szervezet számára. Ez megkönnyíti a vállalatok számára, hogy értékeljék ügyfeleik elöregedő összefoglalóját és nyomon kövessék fizetési állapotukat. A számlák nyomon követésével a vállalatok elvégezhetik az automatikus számlázást, a számlák ütemezését, betekintést gyűjthetnek a pénz be- és kiáramlásába, a fizetések nyomon követésébe, a számlakövetésbe, sőt testreszabhatják a számlasablonjaikat.

Ez lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy számlázást és könyvelést egy helyen végezzenek, sőt lehetővé teszik számukra, hogy automatikus emlékeztetőket küldjenek ügyfeleiknek a függőben lévő fizetések törléséről. A számlakövetés zökkenőmentes tapasztalat lehet a vállalatok számára, mivel számukra egyszerűvé válik a számlák készítése és a függőben lévő fizetések nyomon követése.

A sablonról

• Az a vállalat, amely hajlandó nyomon követni számláit, ennek a sablonnak a használatával könnyen megtakaríthatja az idejét és energiáját. Minden szükséges elemet tartalmaz, amelyekre a vállalatoknak követniük kell számláikat.
• A számlában kötelezően megemlített elemek: az eladó, a vevő, akinek a számláját nyomon kell követni, adatai, a számla száma, a számla kelte és minden egyéb információ minden olyan tranzakcióról, amelyet egy vállalat a számla készítésének ideje alatt vállalt.

Elemek

A fent megadott számlasablonban megkövetelt részleteket az alábbiakban közöljük és megvitatjuk-

# 1 - A sablon címsora

A sablonnak tartalmaznia kell egy címsort, amely a „számlakövetési sablont” tartalmazza. Ennek a címsornak az oka annak biztosítása, hogy a felhasználó könnyen megértse a sablon célját.

# 2 - Számla kelte

A számla kelte döntő fontosságú a beszállító számára, és ezt nem szabad tévesen megemlíteni vagy kihagyni. A dátumot a sablon legfelső oldalán kell megadni, és azt is a sablon jobb oldalán.

# 3 - Az adósok öregedési összefoglalója

Egy adott adós elöregedési összefoglalóját a bal felső sarokban kell megjeleníteni, és fel kell tüntetnie az öregedésről szóló összefoglalót a dátumokkal együtt. Miután ezeket az információkat megadták, a teljes fennmaradó összeget az összes öregedési érték összeadásával kell kiszámítani. Ez az összefoglaló a számla munkarészében részletezett részletek alapján kerül kiszámításra.

# 4 - A vállalat adatai (eladó)

Az eladó cégnek feltétlenül meg kell adnia adatait a számlában, ahogyan és bármikor. A számla bal felső sarkában fel kell tüntetni a szállító adatait, például a vállalat nevét, teljes címét, irányítószámát és országát, e-mail azonosítót, faxot és hivatkozási számot.

# 5 - Adósok adatai

Az adós nevét, amelyet nyomon kell követni a számlán, meg kell adni a beszállítók adatai alatt. A néven kívül a kapcsolati számát és címét is meg kell adni a nyomonkövetési számlán. Ezeket a részleteket meg kell említeni a bal oldalon, közvetlenül a szállító cég adatai alatt.

# 6 - Számítási szegmens

A számítási szegmens több alfejezetre osztható. Ezeket a felosztásokat az alábbiakban ismertetjük és tárgyaljuk:

# 7 - Dátum

Az egyes tranzakciók dátumát meg kell adni a számlában. Ez megkönnyíti a következő számítási folyamatot az adósok életkorának értékelése során.

# 8 - Számla száma

A számla számát közvetlenül a dátum után kell megadni. Biztosítja, hogy a beírt tranzakciókat sorozatosan és ne véletlenszerűen rendezzék.

# 9 - Az ügyfelek neve

• Az adósokat vagy az ügyfél nevét közvetlenül a dátum mellett kell megemlíteni. Az ügyfelek nevét kritikusan meg kell említeni, mert ez nem egyedi ügyfelek számára készült számla. Ez a fajta számla azután jön létre, hogy belefoglalja a különböző típusú ügyfelekkel rendelkező társaság által végrehajtott összes tranzakció részleteit.
• Minden olyan ügyfelet, aki a készülő számla időtartama alatt ügyletet folytatott a céggel, megfelelően be kell jegyezni. Ez megkönnyíti az ügyfelek fizetési állapotának nyomon követését a vállalatok számára, és lehetővé teszi számukra, hogy ügyfeleikkel fizetési szokásaik szerint foglalkozzanak.
• Például, ha egy adós késlelteti fizetéseit, akkor a társaság úgy dönt, hogy nem ad ki további árut hitelre, és biztosítja a megfelelő nyomon követési folyamatokat, miközben az időben fizető adósokat a vállalat mindig fenntartja és értékeli .

# 10 - Egyéb részletek

A társaságnak minden tranzakció esetében határidőket is meg kell adnia az esedékes és az ügyféltől kapott fizetéssel együtt; és ennek megfelelően kiszámítja az öregedés összegzését, a fennálló egyenleget, és mindezek alapján értékeli állapotát.

Hogyan használjuk ezt a számlakövetési sablont

A következő lépéseket kell követni a számlázási követősablon használatához:

• A sablont használó személynek a szükséges adatokat meg kell adnia azokban a mezőkben, amelyek még nincsenek előre kitöltve.
• A felhasználónak el kell kezdenie a számla megnevezését, hogy a számla célja megismerhető legyen.
• A felhasználónak meg kell említenie cégének adatait, például nevét, irodai címét, kapcsolattartási számát, e-mail azonosítóját és faxát.
• A felhasználónak meg kell adnia a számla dátumát is a sablonban.
• A felhasználónak meg kell említenie az ügyfél nevét, címét és elérhetőségi számát, vagy annak az ügyfélnek az nevét, aki öregségi állapotával rendelkezik, és összefoglalót, amelyet hajlandó megismerni.
• A felhasználónak tovább kell lépnie a következő szegmensbe, és ki kell töltenie az egyes tranzakciók részleteit, mint a sorszám, a tranzakció dátuma, az adott tranzakció ügyfele, a fizetés esedékessége, az esedékes összeg, valamint az adott tranzakcióval kapott összeg.
• Miután mindezen inputok rendelkezésre állnak, a felhasználónak ki kell számolnia az elöregedés összegzését, értékelnie kell az adott ügyfél fennálló összegét a tranzakciói tekintetében, és ennek megfelelően meg kell említenie fizetési állapotát.