Mi az előlegrendszer?
Az előlegrendszer egy olyan pénzügyi elszámolási rendszer, amelyet a készpénz felhasználásának nyomon követésére és dokumentálására terveztek. A legelterjedtebb példa a kiskereskedelmi rendszer, amely minden egyes kiskereskedelmi tranzakciót elszámol, hogy egyensúlyt tartson fenn az alapban, amely megegyezik az alapban maradt kiskereskedelmi bevételek és további készpénz teljes összegével.
Példák
Egy Kft. Tartalékképzésre törekszik minden kis készpénzes tranzakciójának fenntartására. A kft adminisztratív részlegeként ugyanezt irányítsa azoknak a hivatalos eljárásoknak a segítségével, amelyek segítségével kis pénztárat hozhat létre. Az előlegelszámolási rendszer az előlegelszámolási rendszer egyik legelterjedtebb típusa, amelyet apró tranzakciók nyilvántartására használnak, amikor a felhasználók számára kényelmetlen vagy kivitelezhetetlen a csekkek csökkentése.
A készpénzes számlák általában előre meghatározott készpénzmennyiséget vezetnek, amelyet különféle célokra lehet felhasználni, például az alkalmazottak kiadásainak megtérítésére, a csekély kiadások kifizetésére stb. a következő lépések segítségével-
- Előre meghatározott összegű készpénzt különítenek el egy kis pénztár létrehozásához. Ezt a számlát külön egy szervezet főkönyve rögzíti.
- A következő lépésben a vállalatnak azonosítania kell az összes nominális költségét, amelyet készpénzzel fizetnek, és ennek megfelelően nyugtákkal kell dokumentálnia mindet a rendszerben.
- Az előre meghatározott előre beállított egyensúly fenntartása érdekében a vállalatnak időről időre fel kell töltenie a kispénztári alapját.
- A társaságnak rendszeresen ellenőriznie kell a kispénztári alapot, hogy ne legyenek eltérések a várható készpénz és a tényleges készpénz összege között.
- Az adminisztratív részlegnek megfelelő vizsgálati eljárást kell lefolytatnia arra az esetre, ha eltéréseket találna.
Az előlegrendszer előnyei
# 1 - Csalások felderítése
Az Imprest rendszer kiküszöböli az illetéktelen költekezés lehetőségeit, mivel az alapokat előre meghatározott célokra szánják. Ez cserébe sokkal könnyebbé teszi a kiadások nyomon követését és az eltérések bejelentését, ami végső soron elősegíti a csalások lehetőségeinek felderítését és megszüntetését.
# 2 - A hibák csökkentése
A pénztáros gyakori időközönként ellenőrzi a kispénztári könyvet, és ha hibát vagy hibát talál, akkor ugyanez könnyen nyomon követhető és kijavítható.
# 3 - A kis költségek szabályozása
A csekély kiadásokat az előlegrendszer meghatározott korlátjaival kezelik, ami szinte lehetetlenné teszi a kispénztáros számára a számlán rendelkezésre álló kis készpénznél magasabb kiadásokat.
# 4 - Csökkenti a főpénztáros terhét
A kispénztári könyv mind a pénztárkönyvet, mind a főpénztárt mentesíti a kisebb és a nominális kiadások nyilvántartása alól.
# 5 - Egyszerű és gyors módszer
Más módszerekhez képest ez túl gyors, egyszerű, hozzáférhető és kényelmes egyszerre. A módszer gyorsan felhasználható az alkalmazottak vásárlásához szükséges pénzeszközök biztosítására. Ez az egyik legjobb módszer a névleges vásárlásokra.
# 6 - Könnyű a megbékélés
A kispénztári könyv összeegyeztetése is egyszerű és bonyolult.
Az előlegrendszer hátrányai
# 1 - Elavult rendszer
A pénztári könyv nagyrészt elavult és nem hatékony rendszer, és nem felel meg a vállalat jelenlegi követelményeinek és elvárásainak. Most vannak olyan jobb alternatívák, mint például az előre fizetett kártyák a vállalatoknál, amelyeket kifejezetten a mai igények és követelmények figyelembevételével terveztek.
# 2 - Nagyobb költségek esetén kényelmetlen
Az Imprest rendszer használatának egyik fő hátránya, hogy óriási kényelmetlenséget okoz a nagyobb kiadásoknál. A rendszer nagyon kompatibilis és kényelmes kisebb kiadások esetén, szemben a nagyobb kiadásokkal.
# 3 - Számviteli hibák
Mivel nincs másodlagos dokumentációs rendszer a névleges készpénzkiadások nyomon követésére, ezért a kispénztári rendszer számviteli hibáinak esélyét nem lehet tagadni.
# 4 - Túlköltekezés
Ha nem határoz meg minden nominális tranzakcióra vonatkozó kiadási korlátokat, akkor az is veszélybe sodorhatja a szervezetet, hogy túlköltekezzen a vásárlásokon.
# 5 - Lopás
Megfelelő ellenőrzések hiányában az alkalmazottak visszaélhetnek a társaság kiskereskedelmi számlájával, és nehéz lesz kideríteni, ki vette fel a készpénzt.
# 6 - Visszaélés
Megfelelő ellenőrzések hiányában nagy az esély arra, hogy a társaság alkalmazottai elcsalják őket, mivel a kis készpénz egy likvid eszköz.
Fontos szempontok
- A kis készpénzes alapokat általában letétkezelők figyelik, akik segítenek a számlák kezelésében, és készpénzt adnak ki a társaság alkalmazottainak. Cserébe ez utóbbi olyan bizonylatokat nyújt be, amelyek teljesen üzleti vonatkozásúak.
- A készpénzes alapokat előre meghatározott összeggel hozzák létre, és ennek megfelelően rögzítik a gazdálkodó egység főkönyvében.
- Egy szervezet adminisztratív osztályának feladata a pénztárkönyv vezetése.
- Az összes kiadást, amelyet a kis pénzeszközökből fizetnek, szükségszerűen dokumentálni kell a bevételekkel együtt.
- Az előlegrendszer alkalmazható az alkalmazottak bérszámfejtésére, osztalékokra, ösztönzőkre, bónuszokra, jutalmakra és utazási költségekre is.
Következtetés
- A kis pénzszámla egy széles körben használt Imprest rendszer, ahol a nominális kiadásokat rögzítik. A kispénztári rendszer egyszerű és felhasználóbarát módszer, amely lehetővé teszi az összes kiadás pótlását. A fent említett rendszer számos módon segíthet egy szervezetnek.
- A szervezetek használhatják a pénztári rendszert a hibák csökkentésére, a csalások kiküszöbölésére, a csekély kiadások ellenőrzésére, az idősebb pénztárosok terheinek csökkentésére, és még sok másra.
- De az Imprest rendszer felhasználóinak tisztában kell lenniük annak számos hátrányával is, mint például a lopás, a jogellenes kisajátítás, a túlköltekezés esélye, stb., És ennek megfelelően kell felhasználniuk. A szervezeteknek ezért olyan politikákat kell kialakítaniuk, amelyek meghatározzák a készpénz kezelésének módját az összes kapcsolódó probléma elkerülése érdekében.
