Mi az eredeti könyv?
Az eredeti bejegyzések könyvei, más néven első bejegyzési könyv, ahol a teljes naplóbejegyzéseket rögzítik és megőrzik az összes igazoló dokumentummal és a tranzakciók részleteivel, ami biztosítja az ugyanezen folyamat előtt kirendelt pénzügyi tranzakció létét és pontosságát átkódolva vagy átküldve az egyes főkönyvekben.
Magyarázat
Az eredeti nyilvántartások a tranzakció kezdeti naplóbejegyzését, az igazoló dokumentumokkal és a tranzakció részleteivel együtt vezetik. Nyilvántartást vezet minden típusú tranzakcióról, például költségutalványokról, számlákról, készpénzügyletekről, banki tranzakciókról stb. szabályozza az ügyletek típusát.
Példa eredeti könyvekre
Mivel a különböző típusok, ugyanarra több példa is lehet. Néhány példa lehet:
- Pénzügyi folyóiratok: Az eredeti bejegyzés könyvei, ahol a készpénz útján teljesített minden típusú fizetést és nyugtát nyilvántartanak és vezetnek. A nyilvántartás bejegyzésének idejére minden tranzakciót, amely a szervezet készpénzének be- vagy kiáramlását vonja maga után, a pénztárnaplóban rögzítik, annak minden alátámasztásával vagy bizonyítékával.
- Banki folyóiratok: A pénznaplókkal megegyezően a banki naplókat is fenntartják az adott időszakra, amelyek minden tranzakciót tartalmaznak, amelyek magukban foglalják az összegek mozgatását a szervezet bankszámláiról.
- Értékesítési folyóiratok: Az értékesítési naplók azok a könyvek, ahol minden tranzakció eredeti bejegyzései közvetlenül kapcsolódnak a szervezet árbevételéhez.
- Vásárlási naplók: A vásárlási folyóiratok azok a könyvek, ahol a tranzakció eredeti bejegyzései kapcsolódnak a vásárlásokhoz.
Eredeti bejegyzésű könyvek típusai
Általában kétféle, az alábbiak szerint:
# 1 - Különleges Folyóiratok
A Speciális Folyóiratok az eredeti bejegyzés speciális könyvei, ahol külön folyóiratok készülnek a tranzakciók különböző jellegéhez. Miután az összes tranzakciót külön könyvekben könyvelik el, akkor ezek a tranzakciók vagy mondjuk az egyenlegek átkerülnek az egyes és külön főkönyveikbe. Ilyen Folyóiratok például:
- Értékesítési napló: Az értékesítési számlák tranzakciójának rögzítésére szolgál, amikor az árukat hitelre eladták.
- Beszerzési napló: A szervezetnél végrehajtott vásárlások tranzakcióinak rögzítésére szolgál, amikor az árukat hitel alapon vásárolták meg a beszállítóktól.
- Cash Journal vagy Cashbook: A készpénzben teljesített fizetés vagy nyugta rögzítésére szolgál.
- Értékesítési visszaküldés és vásárlás visszaküldési napló: Az eladási és a visszaküldött vétel adatainak rögzítésére szolgál. Stb.
# 2 - Általános folyóirat
Az Általános folyóiratok azok a naplók, amelyek olyan tranzakciók rögzítésére szolgálnak, amelyeket nem rögzítenek külön naplók vagy könnyebb kifejezések; úgy lehetne mondani, mint azoknak a tranzakcióknak a könyvelési könyve, amelyek nem minősülnek speciális vagy meghatározott könyvelési könyvnek.
Alkatrészek
Mivel az eredeti bejegyzés könyvei a tranzakciókat, valamint a tranzakciók részleteit, egyes meghatározott összetevőket kötelező megemlíteni a tranzakciók könyvelésbe vételéhez. Ezek az összetevők a következők:
- Tranzakció dátuma: A tranzakció naplóba történő felvétele előtt kötelező megemlíteni azt a dátumot, amikor ugyanaz a tranzakció bekövetkezik, vagy amikor a könyvelésbe kerül. Abban az esetben, ha a naplót dátum szerint tartják, javasoljuk, hogy a tranzakciót a megfelelő dátum szolgáltatásba írja be.
- Vonatkozó felek és tranzakciók részletei: Ha a tranzakciókat a külön naplóban rögzítik, akkor a tranzakciónak meg kell említenie azt a felet, akinél a hiteltranzakciót lebonyolították, azaz a szállítót vételi tranzakció esetén, de abban az esetben, ha a tranzakciót a tranzakció általános folyóiratában meg kell említeni az érintett felek adatait.
- Elbeszélés: A tranzakcióval történő elbeszélés megadja a tranzakció részleteit, valamint elmagyarázza a tranzakció okát vagy a tranzakció rövid formáját.
- Adja meg az eredeti dokumentumra való hivatkozást : meg kell adnia az eredeti dokumentumra való hivatkozást, amely alapján a tranzakciót könyvelték, azaz vásárlás esetén a számlaszámot stb.
- Monetáris részletek: A bejegyzésben meg kell említeni a tranzakcióban részt vevő pénzösszeget.
- Adja meg a főkönyvi számlát: Meg kell említenie a megfelelő főkönyvi számlát, amelyen ugyanazt a tranzakciót az eredeti könyvek sikeres teljes rögzítése után könyvelnék.
Előnyök
- Az eredeti könyvelés könyvelésével a napi tranzakciókat rögzítik a könyvekben, és ez csökkenti a tranzakciók elmaradásának esélyét.
- Mivel a könyvek megőrzik a tranzakció minden részletét, valamint az elbeszélésekben szereplő tranzakció összefoglalóját, a tranzakcióban előforduló hibák könnyen azonosíthatók a postaköltség során az egyes főkönyvi számlákon.
- A tranzakciókat időrendi sorrendben rögzítjük, így viszonylag egyszerűbb kategorizálni és átadni a megfelelő főkönyvekbe.
Hátrányok
- A folyóiratok terjedelmesek és rengeteg kötettel rendelkeznek, ami nagyon megnehezíti az adatok kezelését.
- Nem könnyű megtalálni egy adott tranzakciót, hacsak az illető nem tudja a tranzakció dátumát.
- Az összes tranzakció utólagos foglalása az egyes főkönyvekben sok időt vesz igénybe.
Következtetés
Az Eredeti bejegyzések könyvei segítik a szervezetet a tranzakciók napi rögzítésében, minden támogatóval és részletekkel együtt. Segít fenntartani a tranzakciókat az előformák sorrendjében, és ezek elrendezése időrendi sorrendben segít az adatok fenntartásában, és csökken a tranzakció hibája vagy kihagyása. Mindig segít nyomon követni az adatok áramlását a pénzügyi kimutatásokból a fő napló könyvelésbe.
