Mi az a költségtúllépés?
A költségtúllépés, más néven költségvetési túllépés, az a forgatókönyv, amikor egy projekt vagy vállalkozás költségei hajlamosak növekedni, mint amire tervezték, és ennek oka lehet a helytelen költségvetés-tervezés vagy a tényleges költség alulbecsülése miatti költségnövekedés. néhány előre nem látható forgatókönyv, amelyeket a költségvetés-tervezés során nem vettek figyelembe.
Jellemzők
- A költségtúllépés általában elterjedt az infrastruktúra-, az épület- és az informatikai projektekben, ami a projekt befejezésének szakaszában sok váratlan költséget tapasztal.
- Elsősorban három tényezőt vesznek figyelembe, mint például politikai okok, pszichológiai okok és technikai okok.
- Elsősorban a finanszírozás hiánya, a koordináció hiánya, a nem tervezett költségek vagy a projekt késése okozza.
- Mindig bizonytalan, és ugyanarra a költségvetés nem lehetséges. Úgy vélik, hogy ez akkor történik, amikor egy projekt vagy vállalkozás bizonyos szakaszai általában meghaladják a tényleges költségvetési költségeket.
- A költségtúllépés mérése különböző iparágak vagy vállalatok esetében eltérő.
A költségtúllépés típusai
# 1 - Becslések
Az üzleti költségeket alábecsülni lehet olyan tényezők miatt, mint a személyes elfogultság és a feladat végrehajtásához kapcsolódó bonyolult eljárások. Használhatjuk a referenciaosztály előrejelzési módszerét a pontosabb becslések levezetésének esélyének növelésére. A probléma az, hogy a legjobb előrejelzések helytelennek bizonyulhatnak a tökéletes becslés kiszámításakor, és így az esetleges esetek megtartása a költségvetés részeként mindig jó gyakorlat a jövőbeni kedvezőtlen forgatókönyvekkel szemben.
# 2 - Kockázat
A kockázat lehet bármilyen forgatókönyv, amelyhez nem rendelhetünk valószínûséget. Ezeket nem lehet előre megjósolni, és időnként nincsenek az üzleti ellenőrzés alatt, mint a természetes csapások, amelyek késleltethetik a projekt befejezését vagy az eladó teljesítményét, ami végül károsíthatja az üzletet. A megfelelő kockázatkezelési terv segíthet az üzleti életben a kockázat bizonyos mértékű mérséklésében, de a kockázat az elsődleges típus, amellyel minden vállalkozásnak vagy projektnek szembe kell néznie.
# 3 - Scope patak
A hatókörű patak olyan esetek, amikor elszámolatlan tevékenységek keletkeznek a projektben vagy az üzleti életben, ami nem szerepelt a költségvetésben vagy a tényleges költségekben. Ez akkor fordulhat elő, amikor a menedzsment funkciók hozzáadásával folytatja a projektet, amikor azt fejlesztik vagy szükségessé teszik, vagy olyan esetekben, amikor a projektcsapat túl kreatív és megkezdi a dokumentálatlan tevékenységek bevonását. A projektmenedzsment és az ellenőrzések elsősorban úgy vannak megtervezve, hogy a költségvetés folyamatos újraértékelésével megakadályozzák az ilyen forgatókönyveket.
# 4 - Költségnövelés
A költségek növekedése inkább olyan gazdasági tényezőkhöz kapcsolódik, mint az infláció, amely magában foglalhatja egy adott tétel árának emelkedését egy olyan időszakban, amelyet nem számoltak el az eredeti költségvetésben.
Hogyan lehet elkerülni a költségek túllépését?
- A hagyományos technikák olyan projektmenedzsment eszközök alkalmazását jelentik, mint a PRINCE, bár az eredmények nem garantáltak.
- A mai forgatókönyv szerint a korszerűbb eszközök és alkalmazások, mint például az Agile, átveszik a hagyományos technikákat, hogy segítsék a vállalkozásokat a költségtúllépés kezelésében.
- Az üzleti egységnek proaktív módon kell megterveznie, és számos olyan forgatókönyvet kell tartalmaznia, amelyek ilyen túllépéshez vezethetnek.
- A havi vagy negyedéves előrejelzés elengedhetetlen a tényleges változások figyelembe vételéhez a költségvetéshez képest, és ennek megfelelően tervezzen.
- A vállalkozásnak nagyon oda kell figyelnie a projekttervezés szakaszaiban, mivel ez szolgál alapul.
- Az eladó teljesítésének és teljesítésének képességét alaposan ellenőrizni kell az eladó bérletének időpontjában.
- A vállalkozásnak gyakorlatot kell alkalmaznia a modern ütemezési eszközök és diagramok használatára a költségek jobb szabályozása érdekében.
- A projektmenedzsernek folyamatosan figyelemmel kell kísérnie és ellenőriznie kell a projektet.
- A projekt vagy a vállalkozás érdekeltjeit mindig tájékoztatni kell a változó forgatókönyvekről, így ugyanazon az oldalon vannak, és ily módon a vállalkozás felhasználhatja tudását.
- A hatókörű patak elleni küzdelem elengedhetetlen, és a vállalkozásoknak látniuk kell, hogy az eredetileg tervezett körzetben maradnak.
Okoz
- Tervezet nélküli költségek: Az előre nem látható forgatókönyvek olyan tevékenységeket eredményezhetnek, amelyeket eredetileg nem vettek figyelembe a tervben vagy a költségvetésben. Ennek oka lehet technikai, politikai vagy pszichológiai ok.
- Kommunikációs bontás: Két osztály vagy az érintett személyek közötti félreértés felesleges költségeket okozhat.
- Változás a projekt hatókörében: Az esemény, amely kiterjedési patakhoz vezet, az egyik legfontosabb ok. A hatókörű patak olyan esetek, amikor elszámolatlan tevékenységek keletkeznek a projektben vagy az üzleti életben, ami nem szerepelt a költségvetésben vagy a tényleges költségekben.
- A projekt komplexitásának alábecsülése: A projekt vagy az üzleti élet bizonyos fázisai annyira összetettek, hogy a megfelelő költségvetés-tervezés néha nehéz feladat. Ez nagy valószínűséggel nagy, drága projektek esetében fordul elő.
- Nem megfelelő finanszírozás: A finanszírozás minden vállalkozás vagy projekt gerincét jelenti. A tőkehiány végül költségtúllépéshez vezethet, amikor a projekt vagy az üzleti vállalkozás a közös tevékenységeik finanszírozásának ütközésével szembesülhet.
- Vezetési tapasztalat hiánya: A viszonylag tapasztalatlan vezetés vagy a nem hatékony vezetés a projekt nem megfelelő tervezéséhez és a projekt költségvetésének pontatlanságához vezethet. Így idővel a projekt téves költségvetés-tervezés áldozata lehet, és költségtúllépés eseteibe kerülhet.
- A készenléti terv hiánya: Az üzleti vállalkozások akkor is szenvednek, ha az elkerülhetetlen forgatókönyvekhez nincs biztonsági mentési tervezés vagy készenléti terv. A tartalék terv elengedhetetlen, különösen nagyszabású projektek esetében, mivel a szokásos költségvetési költségektől való néhány eltérés milliókba kerülhet.
- Projekt késések: A projekt befejezésének késése a szokásos tervezett befejezéssel végül költségtúllépéshez vezet, mivel a befejezés határidejét meghaladó tevékenységeket nem számolták el a költségvetésben.
A költségtúllépés megelőzése
# 1 - Megfelelő tervezés
A tervezés minden projekt vagy vállalkozás alapját képezi, és a költségek túllépésének megakadályozásának legjobb módja az, ha azt a projekt végrehajtása előtt megtervezzük. Minél pontosabbak a becslések, annál nagyobb az esély arra, hogy a projekt megtartsa költségvetését.
# 2 - Szállítók ismerete
Az árusokat felvételük előtt alaposan fel kell mérni. A projektnek és az üzleti vállalkozásoknak teljes ismereteket kell szerezniük képességeikről és a benyújtott tapasztalatokról a legrosszabb esetek elkerülése érdekében. Megfelelő átvilágításra van szükség, mielőtt az eladóval fennálló kapcsolat megszilárdulna.
# 3 - Kerülje a Scope Creek-et
Sok indokolatlan tevékenységnek nem szabad helyet találnia a projektben, és az üzleti vállalkozásnak vagy a projektnek a projekt eredeti körében kell maradnia, minimális eltéréssel a tervtől.
# 4 - A Projekttervező eszköz használata
A projekt nyomon követése és ellenőrzése érdekében olyan modern eszközöket kell alkalmazni, mint a Gantt excel-diagram vagy a projektkövető sablon, hogy a projektmenedzser tisztában legyen a projekt minden szakaszával és a költségek túllépésének esélyével.
Következtetés
Ez egy elkerülhetetlen forgatókönyv, amellyel minden vállalkozásnak vagy projektnek szembe kell néznie, de annak minimalizálása vagy enyhítése sokat függ a menedzsmenttől vagy a projektmenedzsertől. A proaktív megközelítés megfelelő tervezéssel és a becslések alapos elemzésével segítheti az üzletet a költségek túllépésének esélyeinek csökkentésében.
