Háromirányú egyezés (meghatározás, példa) Folyamat és felhasználás

Mi a háromirányú egyezés?

A háromirányú egyeztetés az a koncepció, amelyen keresztül az engedély nélküli vásárlási tranzakciókat háromféle keresztellenőrzéssel lehet nyomon követni, nevezetesen a megrendelés visszaigazolásának (vételi megrendelés) átvételének, a megrendelés átvételének és az információ útján előállított számla érvényességének. különféle szervezeti egységek részéről, az illetéktelen tranzakciók kiküszöbölése és a belső ellenőrzés fokozása érdekében.

Magyarázat

A nagy szervezetek megvásárolják a készletet a szokásos működési eljárás szerint, a szervezet házirendje szerint. Ezért a kettős ellenőrzésre van szükség az illetéktelen tranzakciók korlátozásához. Az ellenőrzési intézkedés az érvényes tranzakciók engedélyezése. Háromutas eljárás során a vásárlásokat főként keresztellenőrzéssel ellenőrzik. Ha bármely lépésben hiba van, akkor az összeget nem lehet a számlához venni, amíg a hibát megerősítés vagy a szállítótól kapott átdolgozott számla kézhezvételével nem oldják meg. Ez egyike a kockázatkezelési módszereknek, mivel ellenőrizni kell az illetéktelen személyek vagy a hamis számlák ellen történő fizetés kockázatát. Néha hosszadalmas eljárássá válik, de ez a leghatékonyabb módszer a kockázat kezelésére.

Háromirányú egyeztetési folyamat

• A vásárlás szokásos működési eljárása magában foglalja a megrendelést, amikor a készlet eléri az átrendeződési szintet, az árajánlat beérkezését, az ajánlatok feldolgozását a beszerzési osztályhoz, és amely után a beszerzési osztály eldönti, hogy melyik szállítótól kell vásárolni az ár, a minőség és a jó hírnév alapján szállító megrendelését, majd végül a vételi megbízás kiadását.
• A vételi megrendelés alapján a vásárlásokat el kell végezni. A vételi megrendelés kézhezvétele után a készletgazdálkodási osztálynak ki kell állítania a nyugta megrendelést, majd a számlát a beszerzési osztály továbbítja a könyvelési osztálynak, annak elszámolásához.
• Ezt követően végül a számlát megadják az engedélyezéshez, majd a pénztárhoz vagy a pénztárhoz, hogy kifizessék a szállítóval.

Itt a fizetés engedélyezése előtt a fizetésben részt vevő személy háromirányú egyeztetési eljárást alkalmaz.

A háromirányú egyeztetési folyamat a következőket tartalmazza:

# 1 - Megrendelés ellenőrzése

A megrendelést a beszerzési osztálytól kell ellenőrizni a szállító nevének, dátumának, mennyiségének, címének, fizetési információinak és összegének igazolása érdekében.

# 2 - A megrendelés átvételének ellenőrzése

A vásárlási megrendelés ellenőrzése után a pénztári osztály ellenőrzi a készletrészlegtől a megrendelés átvételét, hogy az megfeleljen az áru mennyiségének a számlánként és a leltározási osztály által beérkezett mennyiség szerint.

# 3 - Ellenőrzés a Számviteli Osztálytól

A nyilvántartási osztályon történt ellenőrzést követően a könyvet ellenőrizni kell a könyvelésben a könyvben rögzített mennyiség és mennyiség ellenőrzése céljából.

Ha egy számla megegyezik az ellenőrzés mindhárom lépésével, akkor csak a fizetést engedélyezik, és a számlát lezárják.

Példa háromirányú egyezésre

Az A Ltd. beszerzési osztálya megrendelést ad a részvények beszerzésére a mexikói ABC & Co.-tól, 3000 darab, és darabonként 100 dollár. A megrendelés leadásra kerül. A megrendelés átvétele megtörtént, de a nagy mennyiség miatt a raktáros nem ellenőrizte a megrendelés kézhezvételét. Az ellenőrzés után azonban kiderült, hogy csak 2850 darab érkezett be, és a számlát a számviteli osztálynak adják meg, a számviteli és a könyvelési részleg pedig továbbadja a kassza részleg számára történő befizetésre. Határozza meg a háromirányú ellenőrzés eljárását?

Megoldás:

A számla fizetési engedélyezése előtt a következő eljárást kell alkalmaznia:

1 - Ellenőrzés a beszerzési osztálytól:

A Megrendelést ellenőrizni kell, hogy a megrendelés a vételi megrendelés szerint történt-e vagy sem. Jelen esetben a háromirányú egyeztetés első lépése egyeztetésre kerül, azaz a megrendelés a vásárlási megrendelés szerint történik.

2 - Ellenőrzés a Készlet Osztálytól:

A meghatalmazott személy a számokat a leltári osztálytól gyűjti össze. Ebben az esetben csak 2850 darab készlet érkezik, így a számla kifizetésére nem engedélyezhető. A meghatalmazott személy utasítja a leltárosztályt, hogy helyesbítse a szállító számláját.

Ezután a leltározási osztály felveszi a kapcsolatot az ABC & Co. meghatalmazottjával a felülvizsgált számla kiállításáért. A módosított számla kézhezvétele után ugyanezt meg kell adni a könyvelési osztályon is a korrekciók elvégzéséhez.

3 - Ellenőrzés a Számviteli Osztálytól vagy a Számviteli Nyilvántartásból:

A beszállítótól a felülvizsgált számla visszaigazolása után a meghatalmazott személynek azt számviteli nyilvántartásokkal kell igazolnia, végül pedig az összes lépés és konformáció után a meghatalmazott személy engedélyezi a számla kifizetését.

Ily módon azonosítják és kijavítják a rövid nyugtát.

A háromirányú egyeztetés felhasználása

1. Háromirányú, az egyeztetési folyamatot nagy szervezeteknél alkalmazzák.
2. Akkor is használják, ha különböző részlegek működnek különböző funkciókkal.
3. Akkor használják, ha egy szervezet több termék előállításával foglalkozik.
4. Akkor alkalmazzák, amikor a felelősséget az újonnan kinevezett személyzet kapja.
5. Akkor használják, ahol a legtöbb fizetést készpénzben teljesítik.
6. Akkor is alkalmazzák, ha a személyzet képzetlen személyzetét veszik igénybe.

Előnyök

Különböző előnyök a következők:

• Biztosítja, hogy a kifizetést a megfelelő személynek teljesítsék az érvényes számlával és a beérkező készlet értékével szemben.
• Biztosítja a szervezet megfelelő ellenőrzését.
• Minimalizálja vagy korlátozza az illetéktelen fizetéseket.
• A készpénz háromféle egyeztetése révén a sikkasztást ellenőrizni kell.
• A hibák könnyen azonosíthatók a háromirányú egyeztetési folyamat során.
• Biztosítja, hogy ugyanazt a számlát többször ne fizessék ki.
• A folyamat elősegíti az alkalmazottak elszámoltathatóságát.
• A háromirányú folyamat révén az információkat ellenőrizni kell; így pontos információvá válik, és felhasználható a jövőbeni döntésekhez.

Hátrányok

Különböző hátrányok a következők:

• A háromirányú egyeztetés többszörös ellenőrzéssel és különféle dokumentumok összegyűjtésével jár; ezért a folyamat hosszadalmas és időigényes.
• A hosszú folyamat és a késedelmes fizetések miatt fennállhat a késedelmes fizetés és a bírságok viselésének esélye.
• A beszállítói kapcsolatok a késedelmes fizetések miatt megromolhatnak.
• A korai kifizetésekre vonatkozó kedvezményeket nem lehet igénybe venni az elhúzódó eljárások miatt.

Következtetés

A háromirányú egyeztetés a fizetendő számlák ellenőrzésére szolgáló eljárás, amelyen keresztül a szállítók három lépésben ellenőrizhetők. Itt, az első lépésben történő vásárláskor ellenőrizni kell a megrendelést, majd össze kell gyűjteni és ellenőrizni kell a készletosztály részlegének adatait, és végül a könyvelési bejegyzésekből kell ellenőrizni. A hitelesítő mindhárom szint ellenőrzése után engedélyezi a számla kifizetését. Ez az eljárás azonban hosszadalmas. Ezért időigényes, ugyanakkor a hosszadalmas eljárások miatt a korai kifizetésekre vonatkozó kedvezmények nem vehetők igénybe.