Csoportosítsa az adatokat az Excelben
Minél több adatod van, annál nagyobb zavart okoz az utolsó összefoglaló lapon. Például, ha havi értékesítési jelentéseket mutat be különböző kategóriákból, és ha a kategóriák túl sokak, akkor nem láthatjuk az összesítés teljes nézetét egyetlen ablakkeretben. Ha az összesítés meghaladja az egynél több ablakkeretet, akkor le kell görgetnünk vagy át kell görgetnünk a másik hónap számainak megtekintéséhez, ezért ilyen esetekben célszerű az adatokat csoportosítani. Ebben a cikkben bemutatjuk az adatok Excelbe való csoportosításának módjait.
A túl sok alkategória sora elsöprő lehet, és nagyon összetett az olvasása; ez növeli a téves olvasás esélyét. A jó dolog az excel rugalmas, és az adatokat rendszerezhetjük a csoport számára, hogy plusz vagy mínusz jelek hozzáadásával pontos összefoglalót készítsünk.
Hogyan csoportosítsuk az adatokat az Excel programban?
1. példa
Az alábbiakban összefoglaljuk a havi értékesítési összesítést a vállalkozás különböző kategóriáiban.
Mint fent láthatja, csak két hónapos összefoglalót láthattunk az egyoldalas nézetben. Más hónapok összefoglalójának megtekintéséhez jobbra kell görgetnünk a lapot, hogy az összesítés megtekintéséhez további hátralévő hónapokat láthassunk, de az adatok csoportosításával egyetlen oldalnézetben láthatjuk, mint az alábbiak.
Ok, hadd mutassam meg, hogyan csoportosítsa az első havi alkategória-bontást.
- 1. lépés: Válassza ki azokat az oszlopokat, amelyeket csoportosítanunk kell; ebben a példában alkategória-bontási oszlopokat kell csoportosítanunk, és meg kell tekintenünk az egyetlen havi összeget, ezért csak alkategóriás oszlopokat kell kiválasztanunk.
- 2. lépés: Miután kiválasztotta a csoport oszlopait, lépjen az Adatok fülre; az Adatok lap vázlatkategóriája alatt van egy „Csoport” opció.
- 3. lépés: Kattintson a legördülő listára az Excel csoportban, és válassza ismét a „Csoport” lehetőséget.
Amint kiválasztja a „Csoport” opciót, láthatjuk, hogy a kijelölt oszlopok össze vannak csoportosítva.
Kattintson a „Mínusz” ikonra, hogy csak a „jan” hónap összesített számát láthassa.
- 4. lépés: Hasonlóképpen válassza ki a második havi „február” oszlopokat, és csoportosítsa az adatokat.
- 5. lépés: Itt van egy tipp, hogy nem kell minden alkalommal a „Csoport” opcióra kattintania a DATA fülről; ehelyett, ha az első havi csoportosítás befejeződött, válassza ki a második hónap oszlopot, és nyomja meg az F4 billentyűt az előző feladat további megismétléséhez.
Ehhez hasonlóan ismételje meg az adatok csoportosítására szolgáló lépéseket minden hónapra vonatkozóan.
Tehát, amikor látni akarjuk az adott havi alkategória felosztását, akkor csak a PLUS ikon szimbólumra kell kattintanunk a csoportosított oszlopok nézet kibontásához.
Például, ha látni akarom a „Mar” hónap alkategória-bontási értékeket, akkor a „PLUS” ikonra kell kattintanunk.
Az oszlopok csoportosításához kattintson a mínusz jelre.
2. példa - Parancsikon az adatok csoportosításához
A parancsikon az egyik módszer az excel termelékenységének növelésére, ezért csoportosítsa az adatokat egy gyorsbillentyűvé.
A kiválasztott csoportra vonatkozó parancsikon ALT + SHIFT + Jobbra nyíl.
- 1. lépés: Először válassza ki a csoportosítandó oszlopokat.
- 2. lépés: Most nyomja meg az ALT + SHIFT + Jobbra nyíl billentyűkombinációt.
3. példa - Összecsukott (kibontott) és csoportosított adatok gyors megtekintése
Ahogy fentebb tettük, az adatokat úgy csoportosíthatjuk, hogy egyoldalas összefoglalót vagy egyetlen ablakkeret-összefoglalót jelenítsünk meg az excelben. Amikor a munkalap bal felső sarkában csoportosítjuk az adatokat, láthatjuk a szintgombokat.
Ha rákattint az első szint gombra, azaz „1”, akkor láthatjuk a „Csoportosított” adatokat; amikor a „2” szint gombra kattintunk, kibővített adatokat láthatunk.
Dolgok, amikre emlékezni kell
- A csoportosítás csak a fő adatok megjelenítésének módja.
- Az excel-adatok csoportosítása közben ki kell választanunk az összes adatoszlopot, amelyeket csoportosítanunk kell, és el kell hagynunk azt az oszlopot, amelyet látni kell.
- A kiválasztott adatoszlopok csoportosítására szolgáló parancsikon ALT + SHIFT + Jobbra nyíl.
