Sorok csoportosítása az Excelben
A nagyméretű adatok szervezése az alkategóriák adatainak egyesítésével ez a folyamat, amelyet az Excelben „ Sorok csoportosítása ” -nak hívnak . Ha a sorban lévő elemek száma nem fontos, akkor választhatunk olyan csoportokat, amelyek nem fontosak, de csak e sorok részösszegét látjuk. Ha az adatsorok hatalmasak, lefelé görgetve a jelentés elolvasása téves megértéshez vezethet, így a sorok csoportosítása segít elrejteni a nem kívánt sorok számát.
A sorok száma akkor is hosszú, ha a munkalap részletes információkat vagy adatokat tartalmaz. Az adatok jelentésolvasóként nem akarnak hosszú sorokat látni; ehelyett csak a részletes nézetet akarják megtekinteni, ugyanakkor ha bármilyen más részletes információt igényelnek, akkor csak egy gombra van szükségük a nézet szükség szerinti kibontásához vagy összecsukásához.
Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan csoportosíthatja a sorokat az excelben kibővítéssel / összecsukással a jelentés megtekintési technika maximalizálása érdekében.
Hogyan lehet csoportosítani a sorokat az Excelben a Kibontás / Összecsukás funkcióval?
Nézze meg például az alábbi adatokat.
A fenti adattáblázatban megtalálhatók a városokkal és az államokkal kapcsolatos értékesítési és költségadatok, de ha megnézzük az adatok első két sorát, akkor „Kalifornia” állam van, a város pedig „Los Angeles”, de az értékesítés itt: különböző dátumokat, így riportolvasóként mindenki inkább egy oszlopban olvassa el az államilag és városonként értékesített értékesítéseket, így a sorok csoportosításával egyetlen soros összefoglaló nézetet hozhatunk létre.
Kövesse az alábbi lépéseket a sorok excelbe csoportosításához.
1. lépés: Először hozzon létre egy részösszeget, mint az alábbi.
2. lépés: Most válassza ki az első állami sorokat (Kalifornia City), kivéve a részösszegeket.
3. lépés: Lépjen az ADATOK fülre, és válassza a „Csoport” opciót.
4. lépés: Kattintson a legördülő listára a „Csoport” excelben, és válassza újra a „Csoport” lehetőséget.
5. lépés: Most megkérdezi, hogy sorokat vagy oszlopokat csoportosítson-e. Mivel a „ Sorokat ” csoportosítjuk , válassza ki a sorokat, és kattintson az OK gombra.
6. lépés: Abban a pillanatban, amikor rákattint az „Ok” gombra, a bal oldalon látható egy közös vonal.
Kattintson a „ MINUS ” ikonra, és nézze meg a varázslatot.
Most csak azt láthattuk, hogy mi a teljes „Kalifornia” város összesítése, ha meg akarja tekinteni a város részletes összefoglalóját, kattintson a „PLUS” ikonra a nézet kibontásához.
Most ismét válassza ki a „ Colorado ” várost, és kattintson a „ Csoport ” opcióra.
Most a „ Colorado ” államba fog csoportosulni .
Csoportosítás a gyorsbillentyű használatával
Az excel egyszerű parancsikonjával nagyon egyszerűen csoportosíthatjuk a kijelölt sorokat vagy oszlopokat. Az adatok gyors csoportosítására szolgáló gyorsbillentyű SHIFT + alt = "" + Jobbra nyíl gomb.
Először válassza ki azokat a sorokat, amelyeket csoportosítani kell.
Most nyomja meg a SHIFT + alt = "" + Jobbra nyíl billentyűt a sorok csoportosításához.
A fentiekben láttuk, hogyan csoportosíthatjuk az adatokat, és hogyan csoportosíthatjuk a sort a kibontás és összecsukás opcióval a PLUSZ és MINUSZ ikonok használatával.
Az egyetlen probléma a fenti módszerrel az, hogy ezt minden egyes államra külön-külön kell megtenni, tehát ez sok időt vesz igénybe, amikor sok állapot van. Mi lenne a reakciód, ha azt mondanám, hogy egyetlen kattintással csoportosíthatsz ???
Elképesztő, nem? Az „ Auto Outline ” használatával automatikusan csoportosíthatjuk az adatokat.
1. példa - Az Auto Outline használata
Az első dolog, amit meg kell tennünk, az a részösszeg-sorok létrehozása.
Most helyezzen egy kurzort az adattartományba. A Csoport legördülő menüben még egy lehetőséget láthatunk a „Csoport” helyett, azaz az „ Automatikus vázlat ” lehetőségen.
Abban a pillanatban, amikor rákattint erre az „Automatikus vázlat” opcióra, összesíti az összes sort, amely a részösszeg fölött található.
Mennyire jó ez ??? Nagyon klassz, nem?
2. példa - Részösszegek használata
Ha az egyes városok sorainak csoportosítása az egyetlen probléma, akkor még a sorok csoportosítása előtt is van egy másik probléma, vagyis a részösszegek összeadása.
Amikor több száz állapot van, nehéz feladat egy részösszeg-sort létrehozni az egyes államokhoz külön-külön, így a „Részösszeg” opcióval gyorsan létrehozhatunk egy részösszeget a kiválasztott oszlophoz.
Például az alábbiakhoz hasonló adatokkal rendelkezünk a részösszeg létrehozása előtt.
Az Adatok fül alatt van egy „ Részösszeg ” nevű lehetőségünk, közvetlenül a „ Csoport ” opció mellett.
Kattintson erre a lehetőségre az adattartomány bármely cellájának kiválasztásával; az első opció alatt jelenik meg először.
Először válassza ki azt az oszlopot, amelynek részösszeggel kell rendelkeznie; ebben a példában az „ állam ” részösszegre van szükségünk , ezért válassza ki ugyanazt a „Minden változáskor” legördülő listából.
Ezután ki kell választanunk a függvénytípust, mivel az összes értéket hozzáadjuk az „ Összeg ” függvény kiválasztásához az excelben.
Most válassza ki az összesíteni kívánt oszlopokat. Szükségünk van az „ Értékesítés és költség ” oszlopok összefoglalására, ezért válassza ugyanazt. Kattintson az „Ok” gombra.
Gyors részösszeg soraink lesznek.
Észrevett egy különleges dolgot a fenti képből ???
Automatikusan sorokat csoportosított nekünk !!!!
Emlékezetes dolgok itt
- A sorok csoportosítása gyorsbillentyű a Shift + alt = "" + Jobbra nyíl gomb.
- A részösszegre vonatkozó adatokat rendezni kell.
- Az Auto Outline csoportosítja az összes sort a részösszeg fölött.
