A könyvek egyeztetése a társaság által a könyvelés lezárása előtt végrehajtott egyeztetés annak biztosítása érdekében, hogy a könyvek naprakészek legyenek, és ne legyen manipuláció vagy csalás a társaság könyveiben.
Könyvek megbékélése
Mint mindannyian tudjuk, a Számlakönyvek minden vállalkozás tervrajzai. A könyvelés vezetése a pénzügyi gazdálkodás kulcsa.
A könyvelés vezetése azonban nem elég. Szükséges továbbá, hogy a számlák pontosak és teljesek legyenek. Ennek biztosítására különféle ellenőrzések és ellenőrzések lehetségesek, de az egyik legalapvetőbb és legfontosabb módszer a „Könyvek egyeztetése”.
- Mi az a megbékélés?
- Mikor történik a megbékélés?
- Mi az az időszak, amelyre a megbékélést végzik?
- Miért kell a megbékélést végrehajtani?
- A megbékélési folyamat bevált gyakorlatai
- Hogyan néz ki egy megbékélési nyilatkozat?
- Milyen típusú egyeztetések vannak?
- # 1 - Banki egyeztetés
- # 2 - Szállítói egyeztetés
- # 3 - Ügyfélegyeztetés
- # 4 - Cégek közötti egyeztetés / li>
- # 5 - Üzleti specifikus egyeztetés
- Hasznos tippek az Ms Excel számára az egyeztetések végrehajtása közben
Mi az a megbékélés?
Ez egy olyan folyamat, amely két rekordkészletet hasonlít össze, és elemzi a két halmaz közötti különbségeket, ha vannak ilyenek.
Ez a két rekordkészlet a Számlakönyvek teljes skálájából bármi lehet. Általában az egyik rekord a cég könyveinek főkönyve, amelyet egyeztetni kell, és a rekord második sorozatát belső vagy külső forrásokból szerzik be.
pl. a bankkönyv (belső forrás) összehasonlítása a bankszámlakivonattal (külső forrás) szemben.
Mikor történik a megbékélés?
Általában a számlák lezárása előtt hajtják végre. Célszerű havonta megtenni, hogy a könyvek naprakészek legyenek, de negyedévente vagy évente is elkészíthetők.
A nagyobb hangerőnek nagyobbnak kell lennie az egyeztetés gyakoriságának, hogy az egyeztetési folyamat gördülékenyebb legyen.
Ezeket évente kell elvégezni, mielőtt a könyveket a könyvvizsgálók hitelesítik. Az egyeztetések többsége előfeltétele az audit tesztelésének. A Sarbanes Oxley (SOX) 2002-es elfogadása óta az egyeztetések még kritikusabbá váltak, mivel a szükséges megfelelés más szintre emelkedett.
Mi az az időszak, amelyre a megbékélést végzik?
Az egyeztetés során az egyik kritikus szempont, amire ügyelni kell, hogy mindkét rekordkészlet időtartama azonos legyen.
A fenti példa folytatásaként nagyon logikátlan összehasonlítani a január 01-től 16-ig-16-ig terjedő időszakra kivont banki könyvet a 16-január 01-től június 30-ig tartó bankszámlakivonattal. Közös összehasonlítási alapnak kell lennie.
Szintén elengedhetetlen szempont, hogy a nyitó vagy kezdő egyenlegnek mindig egyenlőnek kell lennie mindkét rekordhalmaz esetében. A fenti esetben, ha az egyenlegek január 16-án nem azonosak, akkor ezt a különbséget először ki kell javítani, nem pedig folytatni kell a január 1-jétől január 16-ig tartó egyeztetést.
Miért kell a megbékélést végrehajtani?
Csalás felderítése
- Könnyen manipulálható a könyvelés könyveivel. A csalás észlelésének egyik módja a megbékélés. Értsük meg ezt egy példával.
- Az ABC Corporation pénztárosa csalást követ el, mivel nem rögzíti az ügyfelektől kapott készpénzt. Ezzel az ügyfelek és a készpénzkönyvek változatlanok, és zsebre teheti a kapott készpénzt.
- Az ilyen csalások felderítésének egyszerű módja az ügyfélkönyvi egyeztetés végrehajtása. Ha az ABC könyveiben szereplő Ügyfélkönyvet összehasonlítják az ABC Ügyfélkönyveiben szereplő könyvvel, az egyenlegek nem kötődnek egymáshoz, és a csalást észlelik.
Győződjön meg arról, hogy a rekordok teljesek-e:
- Időnként bizonyos tevékenységek hatással vannak könyveinkre, de nem vezethetők át a fiókok csapatán keresztül, és ezért észrevétlenek maradhatnak.
- Kis példa erre az ügyfél által közvetlenül a bankszámlán elhelyezett csekk. Ha az ügyfél nem tájékoztat, a banki főkönyv, valamint az ügyfélkönyv hiányos lesz, ami a tények téves bemutatásához vezet.
A nyilvántartások pontosságának biztosítása:
- Emberi hibákra van esély a könyvelés folyamatában.
- Az emberi hibák egyik példája a számjegyek helytelen elhelyezése, például az értékesítés tényleges értéke Rs volt. 99 736, amelyet tévesen Rs-ként rögzítettek. 97,936.
- Ezeket a számlák egyeztetése során lehet megtudni. Ezek nem mások, mint átültetési hibák, és ebben az esetben a különbség általában osztható 9-gyel.
A megbékélési folyamat bevált gyakorlatai
A következő legjobb gyakorlat, amelyet a megbékélés elősegíthet annak elérése érdekében:
- A vállalatoknak létre kell hozniuk a belsőleg követendő egyeztetési folyamatot. Ennek ki kell terjednie a gyakoriságra, az egyeztetésre szánt kulcsfontosságú számlákra, a szabványosított formátumokra stb. Ezek a folyamatok a volumen, az ipar típusa, a magas kockázatú területek stb. Függvényében változnak. Pénzügyi és Számviteli csapat rendszeresen.
- Követni kell a feladatok elkülönítését. Ez azt jelenti, hogy a számlakönyvbe történő bejegyzéseket rögzítő alkalmazottak nem lehetnek részei az egyeztetési folyamatnak. Biztosítani fogja, hogy az egyik újra ellenőrizze a másik által végzett munkát.
- A gyártó-ellenőrző folyamat jogosultsági mátrixát kell követni. Az egyeztetési nyilatkozatokat külön beosztásoknak is meg kell készíteniük és ellenőrizniük a kijelölés alapján. Az ügyvezető elkészítheti az egyeztetési nyilatkozatot, és a menedzser ellenőrizheti ugyanezt.
- Az előkészítőnek és az ellenőrnek megfelelő bejelentkezést kell tennie, hogy az emberek elég felelősségtelennek érezzék magukat.
- Szigorú ütemtervet kell meghatározni az egyeztetések befejezésére a csalások felderítése és az időben történő intézkedések megtétele érdekében.
- A belső ellenőrzésnek tartalmaznia kell ezen egyeztetési nyilatkozatok ellenőrzését is.
- Be kell állítani a jóváhagyási eljárást a helyesbítési bejegyzések továbbítására (ha az egyeztetési folyamat során felfedeztek ilyet) a számlák kijavítására. Biztosítja a közép- és felső vezetés időről időre történő frissítését.
- Az alátámasztó dokumentumoknak (például a bankszámlakivonaton, az ügyfél főkönyvén stb.) Az egyeztetési nyilatkozat részét kell képezniük, amelyről aláírást kell szerezni.
Hogyan néz ki egy megbékélési nyilatkozat?
Az egyeztetési nyilatkozatnak a lehető legegyszerűbbnek kell lennie. Tartalmaznia kell a szükséges részleteket, például azt, hogy melyik főkönyvet egyeztetik, mi az egyeztetés időszaka, mikor készül az egyeztetés, ki készítette elő, ellenőrizte, hagyta jóvá stb.
Az alábbiakban bemutatjuk az egyeztetési nyilatkozat egyszerű formátumát:
| ABC Co. | |||
| Bankegyeztetési nyilatkozat március 16-án | |||
| 00000xxxxxx számú bankszámla | |||
| Egyenleg a Számlakönyvek szerint, március 16-án | xxx | ||
| Hozzáadás: | 1. kiigazítás | xxx | |
| 2. kiigazítás | xxx | ||
| 3. kiigazítás | xxx | xxx | |
| Kevésbé: | 4. kiigazítás | xxx | |
| 5. kiigazítás | xxx | xxx | |
| 6. kiigazítás | |||
| Egyenleg a 2006. március 31-i bankszámlakivonat szerint | xxx | ||
| Készítette: könyvelő | |||
| Ellenőrizte: Menedzser | |||
| Ellenőrizte: Pénzügyi kontroller | |||
A két halmaz bármelyikét figyelembe lehet venni alapként, és a kiigazításokat hozzá kell adni vagy kivonni, ezáltal elérve a kiegyenlítő értéket.
A fenti formátumban a Bank könyvet vesszük alapul. Ha azonban a bankszámlakivonatot tekintjük alapnak, akkor az összes korrekció megfordul. Két eset követése segít ennek jobb megértésében:
A. eset - A bankkönyv figyelembe vétele
| Egyenleg a Számlakönyvek szerint, március 16-án | 9,700 | ||
| Hozzáadás: | Kiállított, de nem letétbe helyezett csekkek | 10 000 | |
| Bank érdekeltségeit a Bank jóváírja | 75 | 10,075 | |
| Kevésbé: | Banki díjak nincsenek rögzítve | 175 | 175 |
| Egyenleg a 2006. március 31-i bankszámlakivonat szerint | 19,600 |
B eset - A bankszámlakivonat figyelembe vétele
| Egyenleg a 2006. március 31-i bankszámlakivonat szerint | 19,600 | ||
| Hozzáadás: | Banki díjak nincsenek rögzítve | 175 | 175 |
| Kevésbé: | Kiállított, de nem letétbe helyezett csekkek | 10 000 | 175 |
| Bank érdekeltségeit a Bank jóváírja | 75 | 10,075 | |
| Egyenleg a Számlakönyvek szerint, március 16-án | 9,700 |
Milyen típusú egyeztetések vannak?
Alapvető egyeztetési nyilatkozatok, amelyek elengedhetetlenek és elkészülnek a napi üzleti számvitelben:
- banki egyeztetések
- Az eladó megbékélése
- Ügyfélegyeztetés
- Vállalatok közötti megbékélés
- Vállalkozás-specifikus egyeztetés
Ezeket az állításokat részletesen megvitatjuk:
# 1 - Banki egyeztetés
Banki egyeztetési nyilatkozat készül a tényleges tranzakciókról, amelyeket a bankszámlakivonatunkban rögzített tranzakciókkal szemben a bankszámlakivonat tükröz.
A bankkönyv és a bankszámlakivonat közötti különbség néhány oka:
- Az eladónak kiállított, de később bemutatott csekk
(Időnként vannak olyan csekkek, amelyek a bankszámlakivonaton megjelennek, amelyek nagyon régiek. Elavultak, és már nem is helyezhetők el. Jobb, ha leírják őket, és a Bankkönyvet tiszta maradják.)
- Az ügyfél által közvetlenül a bankszámlánkra befizetett összeg
- A bank által jóváírt banki kamat
- A bank által terhelt banki díjak
- Banki hibák (bár ritkák, de az adatbeviteli hibák is előfordulhatnak, a bank is lehetséges)
A fizetéssel és a nyugtával kapcsolatos összes tevékenységet a bankkönyv követi nyomon. Az egyeztetés segít naprakészen tartani.
Az életünk megkönnyítése érdekében a könyvelési ERP-k nagy része beépített funkciókkal rendelkezik, amelyek segítenek a bankegyeztetési nyilatkozat közvetlen kivonatában.
Az ERP-kben alkalmazott alapkoncepció az egyes tranzakciók „banki dátumának” rögzítése. A banki dátum az a nap, amikor a tranzakció megjelenik a bankszámlakivonaton. Az ERP kivonatot készít a „Dokumentum dátuma” és a „Bank dátuma” alapján.
# 2 - Szállítói egyeztetés
Egy szállítói egyeztetési nyilatkozat készen áll arra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az eladó könyveiben szereplő könyvelési bejegyzések összhangban vannak-e a könyveinkben szereplő könyvelési bejegyzésekkel.
Az eltérések oka a következő:
- Az Eladó nem foglalhatja le az általunk lefoglalt vételárakat.
- Előfordulhat, hogy az általunk kibocsátott csekkek nem tükröződnek a könyveikben. Ez általában akkor történik, amikor az ellenőrzés helytelen vagy elveszett szállítás közben.
- Közvetített áruk, amelyeket nem mi, hanem az eladó rögzített;
# 3 - Ügyfélegyeztetés
Az ügyfélegyeztetési nyilatkozat nagyon hasonlít a szállítói egyeztetésre. Készen áll annak ellenőrzésére, hogy az ügyfél könyvei szinkronban vannak-e könyveinkkel. A legtöbb vállalati ügyfél-egyeztetést prioritásként kezeli a szállítói egyeztetéssel szemben. Ez azért van, mert pénz érkezik az ügyfelektől, és mindig jobb egyeztetni, hogy a fizetések ne legyenek függőben a számviteli bejegyzésekkel kapcsolatos egyes kérdések miatt.
Az eltérések oka a következő:
- Az ügyfelek által lefoglalt bevallások nem jelennek meg a könyveinkben.
- Az ügyfél által levont adók nem szerepelnek könyveinkben.
- Az árutovábbítás alatt álló áruk a főkönyvünkben történő értékesítésként szerepelnek.
- A bankszámlánkra közvetlenül átutalt kifizetések nincsenek rögzítve.
Jó gyakorlat az, hogy havonta egyeztetik az ügyfeleket rotációs alapon. Tegyük fel, hogy egy vállalatnak 100 páratlan ügyfele van, és havonta körülbelül 10-15 ügyfélkönyvi egyeztetést kell végezni.
Továbbá, miután az egyeztetés befejeződött és mindkét fél hitelesítette, ki lehet állítani az adott időszakra vonatkozó egyenleg-visszaigazoló tanúsítványt. Biztosítja, hogy a nyitó egyenlegeket ne kelljen újra ellenőrizni. Ez segít a viták megoldásában is.
# 4 - Vállalatok közötti megbékélés
A csoportvállalatoknak (holdingnak, leányvállalatnak stb.) Konszolidált könyvelést kell készíteniük. Ezeknek a Könyveknek ki kell küszöbölniük a vállalatok közötti tranzakciókat, például a Holding Co.-tól a leányvállalatának történő értékesítést. Ehhez rendkívül fontos, hogy könyvelési könyveik mindig szinkronban legyenek, ezért rendszeresen össze kell egyeztetni, mielőtt a konszolidációs folyamat lezárul. .
# 5 - Vállalkozás-specifikus egyeztetés
Minden vállalkozásnak más megbékéléseket kell készítenie a fent említetteken felül. Erre példa az Áruk egyeztetésének költségei
Ez az egyeztetés nem vonatkozik a szolgáltató iparra, mivel nem rendelkeznek leltárral. Leltárral rendelkező vállalkozások számára azonban létfontosságú.
Mennyi az eladott áruk ára?
Az eladott áruk ára = nyitókészlet + vásárlások - zárókészlet
Az eladott áruk költsége = eladás - nyereség
A két módszer bármelyike elérheti az áruk árát. Mindkettőnek azonos összegnek kell lennie. Ha nem, akkor egyeztetési nyilatkozatot kell készíteni a különbségek okainak kiderítésére. Ezenkívül el kell végezni a Zárókészlet fizikai ellenőrzését, és ezt össze kell egyeztetni a Számlakönyvekben megjelenő Zárókészlettel.
Könyvek videó egyeztetése
Hasznos tippek az MS Excel programhoz az egyeztetések végrehajtása közben
- Szabványosított sablont kell készíteni az Excel összes alapvető képletével. (A fent bemutatott formátum használható)
- Eladó / ügyfél egyeztetés esetén a Számla sztenderd mezőként működik, amelyek alapul vehetők a Vlookup funkció végrehajtásához és az egyeztetési folyamat egyszerűbbé tételéhez. Az Excel Vlookup Function használata után ne felejtsen el külön beilleszteni.
- Szűrje ki külön a terhelési és jóváírási tételeket, és egyenként egyeztesse őket. A bejegyzések elkülönítésének másik módja az, hogy szűrjük őket a típusra, azaz Kifizetések, Számlák, Visszatérítések, Egyéb kiigazítások. Ezeknek a külön-külön történő egyeztetése, majd a különbségek összeadása hasznos lehet.
