Mi az a könyvelés az Excelben?
Az excelben történő könyvelés egy gazdálkodó egység napi pénzügyi tranzakcióinak, például vásárlásoknak, eladásoknak, kifizetéseknek, nyugtáknak és kiadásoknak az excel sablonban történő rögzítését jelenti. A tranzakciók excelbe történő rögzítéséhez először be kell állítani / testre kell szabni az excelt a követelményeknek megfelelően, majd a napi tranzakciókat rögzíteni ebben a sablonban, és menteni a saját számítógépére.
Egysoros könyvelés az Excelben
Az egyszeri belépési rendszerben a tranzakciónak csak az egyik oldala kerül rögzítésre, és ezeknek a tranzakcióknak a hatása csak egy helyre vezet. Míg a kettős könyvviteli rendszerben minden tranzakciót terheléssel és jóváírással rögzítenek, és ezek két számlát érintenek.
Az egyszeri belépési rendszerben a tranzakciókat a tranzakciók céljának és eredményének szem előtt tartásával kell rögzíteni. Az egyszeri könyvelésben a fő hangsúly a készpénzbevételekre és a készpénzfizetésekre fog kerülni, nem pedig az egyes ráfordítások és bevételek, vagy eszközök és források elszámolására.
Hogyan hozhat létre könyvelést az Excelben
1. lépés: Készítsen egy excel sablont a rögzítési tranzakcióhoz a követelménynek megfelelően, miközben előkészít egy entitást, amely könyvelési szakemberek segítségét veheti igénybe.
2. lépés: Készítsen számlatáblát a tranzakciók nyilvántartására és kategorizálására az üzlet jellege szerint. Általában a számlák három kategóriába sorolhatók, amelyek a következők:
- Jövedelem: A vállalkozásba kerülő pénz rögzítésére.
- Költség: A kieső vagy üzleti pénz elszámolására .
- Az eladott áruk költsége: A késztermékek létrehozására fordított pénz.
Az alábbiakban bemutatjuk a számlatábla mintáját:
3. lépés: Készítse el az eredménykimutatásokat egy számlatábla segítségével, hogy elérje az adott időszak bruttó eredményét és nettó eredményét. A havi eredmény-kimutatáshoz 12 eredménykimutatás készül, ezt követően pedig egy éves eredmény-kimutatás készül mind a 12 eredménykimutatás összevonásával. Az eredménykimutatás folyamata az alábbiak szerint alakul:
4. lépés: Készítsen egy excel lapot, ahol az összes számla sz. rögzítésre kerül, hogy nyomon követhesse, melyik számlát fizették ki, vagy mely számlák függőben vannak.
5. lépés: Készítsen készpénzforgalmi kimutatásokat a gazdálkodó egység cash-helyzetének megállapításához.
6. lépés: Miután elkészítette az összes fenti excel lapot, hogy a fájlt biztonságos helyre mentse a mappa megfelelő nevének megadásával. Ezt a fájlt jelszóval is megvédhetjük.
Példa az Excel könyvelésére
Az alábbiakban az április 18-tól június 18-ig tartó pénztárkönyv szerepel az Excel táblázatban, ahol az egyszeri könyvelés alkalmazásával rögzítették a pénz be- és kiáramlását.
Mivel 2018.04.01-én a készpénz és a bank nyitóegyenlege 1000 dollár az időszaki bevételek és ráfordítások összeadása és levonása után, 2564 dolláros záróegyenleget kapunk.
Előnyök
A következő néhány előny:
- Az Excel sablonban történő könyvelés nem igényel különösebb számviteli készséget; ezért könnyű nyilvántartani a tranzakciókat.
- Olcsóbb, mert az excel táblázat minden számítógépen / laptopon elérhető; ezért nem szükséges semmilyen könyvelési szoftvert vásárolni.
- Az Excel számos olyan funkcióval rendelkezik, amelyek segítenek a tranzakciók egyszerű rögzítésében, például összeadás, szorzás, VLOOKUP, pivot tábla, makrók.
- Az Excel segít különféle grafikus prezentációk elkészítésében, mint például a diagramok, a sáv, a Pie vagy sok más.
- Egy irodában több felhasználó is hozzáférhet hozzá, ha az Excel lapot csak olvasható módban osztja meg, amelyben csak az egyik tudja megváltoztatni az excel lap adatait, mások pedig csak az adatokat tekinthetik meg.
Hátrányok
Az alábbiakban bemutatjuk a hátrányokat:
- Az excelben a könyvelő felhasználók elkészíthetik az adatokat a követelményeknek megfelelően, és elfogult lehet, miközben előkészíti és bemutatja az adatokat a vezetőségnek.
- A helyes képletet kell megadni, mert az excelben a képletet manuálisan kell megadni. Ha valamilyen hiba van egy képletben, akkor az eredmény megváltozik, és ez hatással lesz a döntéshozatalra.
- Az Excel könyvelése kevésbé biztonságos, mint a könyvelési szoftverek adatkarbantartása, a hackerek pedig könnyedén feltörhetik, és egy szervezetben bárki hozzáférhet az adatokhoz.
- Nem hasznos és időigényes, ha nagy mennyiségű adatot kell bevinni.
- Az Excel programban nem lehetséges az adatok automatikus importálása banki szoftverekből vagy más szoftverekből, például más könyvelési szoftverekből, ami lehetővé teszi számunkra az adatok automatikus importálását más szoftverekből.
Következtetés
Az excel-könyvben történő könyvelés hasznos azoknak a szervezeteknek, amelyek az üzleti élet kezdeti szakaszában vannak, és nem akarják szakképzett munkaerő toborzásával és számviteli szoftverek vásárlásával növelni költségeiket. Könnyű az elszámolási tranzakciókat Excel-be fenntartani a tranzakciók könyvelési szoftverekben történő rögzítéséhez képest. Mégis, ugyanakkor kevésbé biztonságos és nem használható sok tranzakció esetében, és a hibalehetőségek nagyon magasak.
