Mi az a számviteli információs rendszer?
A Számviteli Információs Rendszer a társaságok által a számviteli és pénzügyi adatok összegyűjtésére, tárolására és feldolgozására használt számítógépes módszerre utal, amelyet a vállalat belső felhasználói használnak annak érdekében, hogy jelentést tegyenek a különféle információkról az érdekelt felek számára. a társaság, például hitelezők, befektetők, adóhatóságok stb.
Egyszerű szavakkal, ez egy olyan rendszer, amely a pénzügyi tranzakciókkal és eseményekkel kapcsolatos összes információt összegyűjti és tárolja oly módon, hogy azokat a belső vezetés, a számlák, a pénzügyi vezetők, a könyvvizsgálók stb. Döntéshozatal céljából lehívják. Az AIS nagyon fontos lehet. egyszerű könyvelés különféle könyveléshez, költségszámításhoz, pénzügyi jelentésekhez, például eredménykimutatáshoz, mérleghez stb.
A Számviteli Információs Rendszer (AIS) elemei
# 1 - Személy (érdekelt felek)
Minden számviteli szempont kezdete és vége. Van olyan érdekelt fél, aki információt táplál be a rendszerbe, gyűjt, elemez, jelentést készít stb., És van még egy személy (érintett), akinek információra van szüksége. Például egy könyvelő különféle pénzügyi adatokat rögzít és több érdekelt fél, például tulajdonos, részvényesek, hitelezők, kormány stb.
# 2 - Adatok
Most mit írnak, jelentenek az AIS? Minden különféle könyvelési tranzakciókról, eseményekről és egyéb monetáris tételekről szól. Az AIS nem rögzít olyan információt, amelynek nincs pénzalapja. Az adatok lehetnek bármi, például az értékesítési főkönyv, az ügyfélszámla, a szállítói főkönyvek, a pénzügyi jelentések, például az eredménykimutatás és a mérleg, a cash flow kimutatás stb.
# 3 - Megállapított eljárások
Különböző funkciók elvégzéséhez, amint az a definícióban szerepel, az AIS előre definiált lépéseket, eljárásokat követ. A következetesség biztosítása érdekében ez az AIS egyik legalapvetőbb igénye. Az AIS végezhet műveletet manuális beavatkozással vagy automatikusan. Ezt a műveletet utasítani kell az adatokat feldolgozó személynek, vagy automatikus rendszerek esetén kódolni kell a rendszerben.
# 4 - Szoftver (ERP)
A szoftver vagy tágabb értelemben az ERP egy számítógépes program, amely a megadott funkciókat látja el. Az ERP leírható adatbázis-szoftvercsomag-rendszerként, amely támogatja az üzleti folyamatokat és műveleteket, beleértve a gyártást, marketinget, pénzügyi, emberi erőforrásokat stb. Ez a Számviteli Információs Rendszer (AIS) egyik fő összetevőjét képezi.
# 5 - Információs Rendszer Infrastruktúra
Egyszerűbben fogalmazva, az IT Infrastructure egy különféle IT és IS hardverek, eszközök, kiegészítők konzorciumának mondható. Például számítógépek, nyomtatók, szkennerek stb
# 6 - Belső vezérlők
A belső kontrollok minden üzleti szervezet alapvető szükségletei. Ezek a szervezet által elfogadott eszközök, ellenőrzések, eljárások, rendszerek a pénzügyi információk integritásának biztosítására, a csalások, hibák megelőzésére, az eszközök védelmére stb.
Esettanulmány az AIS példái alapján
- Case - A Martin Inc., a londoni ismert szupermarketek kiskereskedelmi láncának tulajdonosa a tranzakciók papíron történő rögzítésének hagyományos módszerét alkalmazza, a bővülő üzleti tevékenység érdekében most meg akarja tudni az ügyfelek, az eladók részleteit, a múltban elért nyereséget, becsült jövőben nyereségkereseti képesség, az üzleti tevékenységében részt vevő működő tőke részletei, de a kézi alapú számviteli gyakorlatok miatt nem képes megjósolni ezt.
- Probléma - A tulajdonos nincs abban a helyzetben, hogy megértse üzleti helyét, azaz a fent említett követelményeket.
- Megoldás - Ha az AIS-t használnák, a Martin Inc. könnyen kinyomozta volna az ügyfelek, az eladók, a múltban elért nyereség, az üzleti tevékenységet folytató működő tőke stb. Részleteit. a nyereség, a cash flow és az egyéb pozíciók alakulása.
A számviteli információs rendszer előnyei
- # 1 - Költséghatékonyság - A digitalizáció és a mesterséges intelligencia korszakában minden szervezet a költségcsökkentés felé halad a mesterséges intelligencia alkalmazásával. Az AIS segített csökkenteni a kézi erőfeszítéseket, és költséghatékonyabban tudja elvégezni ugyanazt a műveletet.
- # 2 - Időhatékonyság - Az AIS segített az üzleti szervezeteknek abban, hogy csökkentsék a pénzügyi információk rögzítésével, osztályozásával és jelentésével kapcsolatos időt. A kézi munka nagy mennyiségét az AIS teljesítheti sokkal kevesebb erőfeszítéssel és idővel.
- # 3 - Könnyű hozzáférés (hordozhatóság) - Az AIS-ben tárolt adatok az internethez kapcsolódó információs rendszeren keresztül bárhonnan és bármikor visszakereshetők. Ahol a kézzel készített könyveléseket nem lehet könnyen hordozni, az AIS-adatok igen.
- # 4 - Pontosság - Az AIS bevonásával nő az adatok megbízhatósága. Amint arról ebben a cikkben korábban beszéltünk, hogy az AIS előre meghatározott utasításokat követ. Ezért kisebb a hibára hajlamos információk esélye, és ezért az AIS további előnye a pontos adatoknak.
Hátrányok
- # 1 - Részlet és képzés kezdeti költsége - Bár megbeszéltük, hogy az AIS költséghatékony, ugyanez nem biztos, hogy pontos a kisvállalkozások esetében. A kezdeti beállítás költsége magas lehet, és nem jelenthet értéket a szervezet számára.
- # 2 - Kézi beavatkozás - Bár megbeszéltük, hogy az AIS csökkenti a kézi beavatkozást, ugyanez nem szüntethető meg. Az AIS-nek kézi beavatkozásra van szüksége egy bizonyos időpontban, ami hatástalanságot hozhat a rendszerben.
- # 3 - A hibát nem lehet teljesen kiküszöbölni - Megbeszéltük, hogy az AIS csökkenti a hibalehetőségeket, de vannak esélyek a szoftverek hibás kódolására, ami hibára hajlamos eredményekhez vezethet. A kézi beavatkozás itt is jelen van, ami szintén hibát generálhat.
- # 4 - Titoktartás - Bár tárgyaltunk az AIS-adatok hordozhatóságáról, ugyanez katasztrofális lehet egy szervezet számára is. Ha ilyen információkat feltörnek, azaz ellopnak. A behatoló módosíthatja az információkat, vagy nyilvánosságra hozhat érzékeny pénzügyi információkat.
- # 5 - Vírustámadás - Az IS-n tárolt adatok megfertőződhetnek egy vírussal, amely az AIS-ben tárolt pénzügyi információk megzavarásához, módosításához vezethet.
Korlátozások
- Költség: Az AIS költségeit mint hátrányt már megvitattuk.
- Képzés: Szükség van arra, hogy a felhasználókat betanítsák, megszerezzék vagy felhasználják az AIS-t a kívánt módon. Ha az érintett személy nem kap megfelelő képzést, az pontatlan adat-előkészítéshez és -bemutatáshoz vezethet. Emellett gyakori áthelyezések, előléptetések, lemondások, nyugdíjazások vannak egy nagy szervezetnél. Mindezekben az esetekben rendszeresen szükség van a helyettesítők képzésére.
- Obsoletion : A digitalizáció korában a technológia gyors ütemben változik. Nagyon kevés időbe telik, mire a technológia elavul. Ez azt eredményezi, hogy a szervezetnek legkorábban el kell fogadnia a változásokat. Ellenkező esetben hibára hajlamos adatokhoz vezethet.
A számviteli információs rendszer (AIS) változása
A gyorsan változó technológia és a technológiai fejlődés adaptációjának korszakában jelentős változások történnek az AIS-ben. A legújabb változások közé tartozik a felhőalapú számítás, a felhőalapú számvitel, a valós idejű vagy a mobilszámlálás.
Ez a könyvelést sokkal könnyebbé és kényelmesebbé tette a régi számviteli módszerekhez képest. Az előrelépés olyan szintet ért el, amely nemcsak adatokat rögzít, osztályoz, elemez és jelentéseket ad, hanem megjósolja a jövőbeni tendenciákat is, amelyek nagy felkészültséggel segíthetnek szembenézni a tényleges helyzettel.
Következtetés
A Számviteli Információs Rendszer (AIS) bármely szervezet számára megtérülésnek minősülhet, mivel megvizsgáltuk az AIS előnyeit és hátrányait, korlátait. Összességében azonban nagyon előnyös, ha egy szervezet a kézi könyvelésről az AIS alapú könyvelésre tér át. Az AIS különféle hátrányainak és korlátainak leküzdésére van egy szoftver, amely védi a szervezet AIS-jét a vírusoktól, hackerektől és más támadásoktól.
A Mesterséges Intelligencia, a Számviteli Információs Rendszer (AIS) kibővített változata már elkezdte csökkenteni a kézi beavatkozást, és hamarosan óriási ütemben fog növekedni.
