Az SOP teljes formája (standard működési eljárás)
Az SOP teljes formája a Standard Operating Procedures (Normál Működési Eljárások) kifejezést jelenti, amelyek azok a dokumentumok és folyamatok, amelyeket egy vállalkozás használ, ahol a vezetés nyilvántartja az üzleti műveleteket a termékek és szolgáltatások átadásával és nyomon követésével kapcsolatban.
- A vezetésnek nyomon kell követnie működésének következetességét, és ennek alapján ezekre a dokumentumokra szükség van. Egy növekvő vállalkozás esetében a vezetőség válik kulcsfontosságúvá, és ő hozza meg az összes fő döntést.
- Amint az üzletág felemelkedik a következő szintre, a vállalat megkezdi saját vezetési hierarchiájának kialakítását, és a felelősséget kiterjeszti az összes többi személyzetre. Így a tulajdonos megkapja a segítő kezét, amellyel a többi vezetőséggel konzultálva meghozhatja a döntéseket.
- Így nyilvánvalóvá válik a kiegészítő menedzsment és a dokumentált szabványos működési eljárások követelménye, amely lehetővé teszi a vállalat növekedését, stratégiáinak kialakítását és a személyzet képzését.
Célok
- Segít megteremteni egy vállalkozás stratégiai irányítását azáltal, hogy biztosítja azokat a lépéseket, amelyeket a felső vezetésnek követnie kell a vállalat hosszú távú stratégiájának kialakítása érdekében.
- Létrehozza az emberi erőforrások osztályát a bérszámfejtés és a toborzás szegmensének szinkronizálásával, amely segíti a vállalatot abban, hogy biztosítsa a munkavállalók képesítéséhez, felvételéhez, képzéséhez és megtartásához szükséges szolgáltatásokat.
- Célja, hogy segítséget nyújtson a vállalkozás működésében azáltal, hogy biztosítja a folyamatot az üzleti tevékenység minden aspektusának kezelésével, ideértve a minőségellenőrzést, a beszerzést, a biztonságot, valamint a termékek és szolgáltatások általános végrehajtását a fogyasztók számára.
- Tervezze meg a pénzügyi és adminisztrációs részleg megszervezését azáltal, hogy biztosítja az összes szükséges lépést a vállalkozással kapcsolatos összes pénzügyi tranzakcióhoz. Ez a rendszer segít azonosítani a vállalkozás összes legfontosabb teljesítménymutatóját.
- Ez segítséget nyújt az előrejelzési és költségvetési osztályon azáltal, hogy megadja a vállalat éves jelentésének megfelelő végrehajtásához szükséges lépéseket, valamint a vállalat következő két-három pénzügyi becslésének becslését.
- Segít az értékesítésben és a marketingben is, azáltal, hogy megadja az ólomtermeléshez szükséges összes tevékenység minden részletét, majd az értékesítési javaslatot és az ólom bezárását.
- Folyamatának célja az információs technológia fejlesztése, amely tartalmazza az összes informatikai protokoll részletes ismertetését, beleértve a biztonsági mentéseket, a katasztrófa utáni helyreállítási terveket, az alkalmazottak adatait, a művelet részleteit stb.
Előnyök
- A szokásos működési eljárások egyik fő előnye, hogy létrehozza a menedzsment hierarchiáját, és az egyes feladatokat az egyes csapatoknak megfelelő felosztja.
- A megfelelő feladatok kiosztása megfelelő módon történik, ami elősegíti a vállalat működésével kapcsolatos minden egyes adat szisztémás rögzítését és ellenőrzését.
- Az üzleti kilátások javítása érdekében a menedzsmentnek szüksége van a háttérre, hogy megtalálja a jövőbeli végrehajtáshoz szükséges stratégiákhoz szükséges releváns információkat.
- A menedzsment jól ismeri a vállalkozás jelenlegi forgatókönyvét, amely tovább segíti a vállalkozás jelenlegi forgatókönyvének javítását azáltal, hogy megvizsgálja az egyes részlegek korábbi teljesítményét, és összehasonlítja azt a költségvetésben szereplővel.
- Az egyesülés és felvásárlás során, vagy a vállalkozás esetleges átvétele esetén a vezetés bemutatja az egyes részlegek eredményeit, ami segíti a vevőt a megcélzott vállalat jelenlegi forgatókönyvének azonosításában.
- Ez a folyamat segíti az induló vállalkozás megszervezését, és az erőforrások megfelelő, szisztematikus felhasználásával eljut a szervezett multinacionális társaságokhoz.
Hogyan írjunk szokásos működési eljárásokat?
- Megfelelő formátumra van szükség ahhoz, hogy a célzott rész számára érthető módon jelenjen meg.
- A bevitt adatokra a javasolt stratégiával együtt szükség van.
- Meg kell határozni a megcélzott közönséget.
- Ki kell emelnünk a szokásos működési eljárások célját.
- A mondatkonstrukciót egyszerű nyelven kell megalkotni, hogy minden közönséget megértsen. A nyelvet éles módon kell fenntartani.
- A mondatot úgy kell felépíteni, hogy inkább a történetmesélést, mint a mondatot képviselje. Az emberek ugyanis emlékeznek a történetekre, és könnyen tudnak kapcsolódni.
- A tartalmat több korrektúrával, a tények és számok újbóli ellenőrzésével, és szükség esetén szerkesztéssel kell ellenőrizni.
Példák
#1. Cél
Le kellett írni az eljárás ezen általános célját, majd követte a megcélzott kliensek ellenőrzésének egyszerű lépéseit.
# 2 - Hatály
A hatókört éles és tömörített módon kell megemlíteni, hogy a bank összes ügyfele számára látható legyen.
# 3 - Feladatok és ellenőrzések
Az ellenőrzési folyamatot az illetékes osztálynak kell elvégeznie, ezt követi a pénztáros és az ellenőrző csoport. A csapatnak megfelelően kell megvizsgálnia az ügyfelek tranzakcióit és számláit, a bank irányelveinek betartásával.
Miért van szükség SOP-kre?
A növekvő üzleti tevékenység esetén nyilvánvalóvá válik a kiegészítő menedzsment és a dokumentált szabványos működési eljárások követelménye, amely elősegíti a vállalat terjeszkedését, stratégiáinak kialakítását és az alkalmazottak képzését az üzleti kilátások javítása érdekében. Segít a vállalatnak abban, hogy meghatározza célját és kínálatát az ügyfelek számára, és meghatározza közelgő üzleti kilátásait és stratégiáit a befektetők előtt.
Következtetés
Ez nagyszerű módja annak, hogy kommunikáljon az ügyfelekkel, befektetőkkel és más harmadik felekkel, akik érdeklődnek az adott vállalkozás iránt. A vezetés stratégiái és a közelgő üzleti kilátások, valamint a termékvezeték jól láthatók a Standard működési eljárásokból.
